工程部档案管理(精选5篇)
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工程部档案管理范文第1篇
关键词 档案管理 重点工程 角色定位
新时期企业发展速度加快，重点工程建设项目接二连三。○企业档案馆在重点工程项目建设中机遇和挑战并存。▽企业工程建设项目档案是企业档案馆档案信息资源建设的重点，通常也是个难点。收集难、归档难、整编难、数字化难……
江西铜业集团公司__冶炼厂（以下简称贵冶）建厂以来的二十几年间，一、二、三期和新30万吨铜冶炼等国家重点工程建设紧锣密鼓,1542、富氧工程、亚砷酸工程、净液挖潜、电炉废渣回收铜资源循环再利用等多项技改工程穿插其间。贵冶工程建设档案管理始终被作为一项重要工作，与工程建设同步进行、同步发展，既建了一流工程，又创了一流档案。这些成绩的得来，有赖于该企业档案部门在重点工程档案管理中的准确角色定位。角色定位的成功，带来观念的变革，引发主动服务，开创出重点工程档案管理的全新局面。
一、制度化管理的推动者
制度是做好工程项目档案管理的有力保证。在工程建设过程中应该始终注重项目档案管理制度的建立和完善。严格按照《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《国家重点建设项目档案验收办法》等国家档案工作法律法规精神，建立文件材料归档制度、档案人员岗位责任制及档案收集、整理、保管、借阅、保密等一系列管理制度，为做好工程项目档案管理工作提供制度保障。制度很必要。但谁来制定、谁来执行、谁来监督呢？企业重点工程建设单位工作重点肯定在工程建设本身，档案工作“说起来重要、忙起来不要”的情况依然或多或少存在，能在工程建设过程中主动建立和完善档案管理制度的还不多见，另外，在档案专业知识方面一般不太丰富。企业档案部门与重点工程建设单位可能分属不同的法人，即便同属同一企业但一般没有直接的隶属关系。档案部门单方面制定制度不具有约束力，也谈不上执行。企业档案部门在工程建设项目档案制度化管理中就无所作为了吗？答案当然是否定的。贵冶档案部门把自身定位为制度化管理的倡导者，从而推动工程建设项目档案管理实现制度化。
《贵冶二期工程档案管理办法和要求》、《贵冶二期工程文件材料形成积累与归档审核责任制》、《关于做好二期工程随机资料归档的通知》、《二期工程交工资料及编制竣工图的质量要求》、《贵冶三期工程档案管理细则》、《三期项目经理部工程项目建设档案资料管理办法》、《贵冶新30万吨铜冶炼工程档案管理细则》等一系列具有较强针对性的项目档案管理制度就是在贵冶档案科的倡导和介入下得以及时制定、颁布执行和发挥制度保证作用的。贵冶档案部门在每项工程建设初期均及时与建设单位沟通，对工程项目档案管理制度建设提出建议和指导，并积极参与项目档案管理制度的制定和完善。建设初期档案部门建议和指导档案管理制度建设，避免了工程建设热火朝天、档案管理无人问津一头冷一头热状况出现。档案部门参与制度的制定和完善，保证了制度的科学性、专业性和针对性，提高了执行效果。
二、程序化管理的坚持者
工程项目档案管理是工程建设的重要组成部分，将档案工作与建设程序有机地结合起来并与时俱进对工程项目档案的规范管理起着重要作用。贵冶1996年曾全面推行程序化管理，对全厂38个机关科室258项管理制定了工作程序。__项目经理部也制定了工程招标、设计及设计变更管理、施工现场签证管理、隐蔽工程验收管理、试车管理、工程项目竣工验收管理、文件资料管理等38个工作程序，涵盖外事、办公、财务、计划、设备、工程等建设领域所有工作环节。厂档案部门要求这38项工作程序的最后一环均为“文件材料归档”。这些工作程序的建立和有效运行为贵冶工程项目文件材料的形成积累和收集归档提供了程序化的操作指导。同时针对新情况，及时在相关程序中增加了工程监理环节，并将工程监理作为工程建设中的重要环节加以强调，此举为工程质量和档案的准确性提供了有力的保证，取得了良好的效果。贵冶档案馆在文件材料归档工作程序和档案整编工作程序的基础上增加了档案数字化管理工作程序，为工程档案实现网络化管理提供了有效的作业指导。工程档案管理能有条不紊地顺利开展是贵冶档案部门长期不懈地坚持程序化管理并保持管理程序与时俱进的努力结果。
三、数字化管理的耕耘者
档案管理数字化是信息时代档案工作的一个重要特点，工程项目档案数字化是工程档案管理的一项重要内容。当前，纸质档案依然是工程项目档案的主体。贵冶工程项目档案绝大部分为纸质，要实现数字化绝大部分需要通过扫描或数码成像等设备进行转化。贵冶工程项目档案在建设单位只是短暂停留，贵冶档案管理部门才是工程项目档案的最终归属。指望工程项目建设单位开展纸质档案的数字化转换既不现实，也难以操作。贵冶档案管理部门自然成了项目档案数字化管理的主力军。
贵冶档案部门在管理好工程建设项目纸质档案的同时，将工程项目档案电子化作为档案信息资源建设的一项重要工作。1999年厂领导和工程建设项目经理部大力支持档案现代化管理，为档案部门配置了部门级网络服务器、网络光盘库、a0工程图纸扫描仪和绘图仪、多台pc机网络工作站、普通扫描仪、打印机等一系列网络设备，配置了thams20__档案管理、图纸处理等多种软件，建成了贵冶档案信息系统。此后档案现代化管理设备设施和管理软件得到不断更新和升级。贵冶档案管理信息系统通过fddi光纤环网接入贵冶主网，是贵冶主网的一个重要子网。在开展档案管理网络化建设的同时，不断加强档案管理。他们首先对工程纸质档案采取了一序列优
化管理措施。工程建设过程中，档案馆工作人员多次深入建设单位检查应归档文件的完整、规范情况，对不规范或不耐久文件材料提出整改意见，对整改不合格的文件材料不予接收进馆。对已归档进馆的文件材料，严格按国家档案局颁发的《科学技术档案案卷构成一般要求》进行科学分类、组卷。在分类组卷的同时完成案卷条目信息录入和文件级条目信息录入工作，并利用清华紫光档案管理系统自动生成案卷封面、卷内目录、卷内备考表以及分类目录等多种检索工具并全部实现计算机打印。目前贵冶一、二、三期工程项目档案都实现了案卷级和文件级条目录入。对二期工程和三期工程全部竣工图和部分设备档案利用a0工程图纸扫描仪将其扫描转换成电子图像，再经工程图纸处理软件净化压缩后全文存入档案管理网络服务器以备查询和使用。全部电子文件都与档案数据库成功挂接。贵冶工程档案管理实现了纸质档案整编与档案网络化管理有机结合，完全改变了人抄的传统管理方式，工作效率大幅提高，纸质档案案卷质量得到大幅度优化。贵冶工程项目大部分档案成功实现了数字化转化，可多途径检索，厂内部局域网内用户均可网络浏览档案全文。四、关口前移式管理的创新者
按照da/t28-20__《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》的相关规定，建设单位负责工程在建过程中的档案管理，工程使用单位档案部门是工程项目经国家验收后档案移交的接收单位。工程使用单位档案部门是坐等移交接收还是主动出击对项目档案管理具有非常重要的意义。铁路警察各管一段，建设单位与工程使用单位档案部门沟通少，很多问题就可能得不到及时发现，等发现后又错过了最佳补救时机，将会造成无法估量的损失。要做好工程项目档案工作，工程使用单位档案部门关口前移非常重要。所谓关口前移也就是工程使用单位的档案管理部门摒弃坐等移交接收的思想，主动介入工程建设全过程，将重点工程档案意识强化、制度化管理、标准化管理、收集整编等质量控制关口前移到工程设计、施工、建设、监理等工程建设整个过程之中。
工程部档案管理范文第2篇
关键词：工程建设；档案管理；现状；问题；措施
中图分类号：G27文献标识码:A
工程档案是建设工程的有机组成部分，是建设工程内在质量和工程验收的重要依据，也是建设工程质量的重要构成部分，对工程建设具有很强的现实指导作用。近年来，工程档案的管理日益受到重视，各级建设行政主管部门加大了宣传、管理力度。但由于建设单位不够重视，以及档案的制作的不规范，工程建设档案管理依然存在着诸多问题。如何加强其管理，是建设单位值得深究的问题。
1．工程建设档案工作的现状
1.1各级建设行政主管部门加大了宣传、管理力度, 逐步进入依法管理、规范发展的轨道。
为了进一步规范工程建设档案的管理, 确保工程建设档案的完整、安全和科学管理, 更好地为城市规划、建设和管理服务, 近年来, 广东省各级建设主管部门按照有关建设、档案方面的法律、法规和规章, 切实履行监督指导职能, 不断加大对工程建设档案工作的监管力度, 使全省工程建设档案工作发生了深刻变化, 出现明显进步, 逐步进入依法规范管理的发展轨道。
1.2工程建设档案工作普遍得到建设单位、施工单位、监理单位等参与工程建设的各类单位的高度重视, 参建单位领导和档案人员的档案意识普遍增强。
通过档案法律法规的宣传, 各建设项目在加强工程管理的同时, 加强了工程档案的管理, 各参建单位普遍认识到工程档案是工程质量的重要环节, 自觉按照国家有关建设项目档案管理的规定和要求将档案工作列入议事日程, 不断建立和完善档案工作的领导责任制和岗位责任制, 切实解决工程建设档案工作中出现的问题, 建立起适应新的基本建设管理体制, 运行要求的档案工作机构和档案管理网络体系, 工程建设材料的形成、积累、整理、归档初步做到与工程进度同步进行。
1.3工程建设档案管理的基础业务工作普遍加强, 为工程建设和质量管理发挥了良好的服务作用。
建设单位从项目筹划开始, 就注意贯彻有关工程档案管理的标准、规范和城建档案管理部门的具体要求, 不断深化业务基础工作, 加强工程文件材料的收集归档力度, 做到档案材料的收集、整理工作与工程建设同步进行, 保证了工程建设与管理对档案的利用需要。
2．工程建设档案工作存在的主要问题
2.1工程建设档案材料的完整性、准确性和真实性不强, 为日后档案的利用埋下先天的隐患。工程建设档案的使用价值很大程度上体现在档案材料的完整性、准确性和真实性三个方面, 而在这三个方面, 参建各方主体不同程度地存在收集、归档不及时, 相关人员签章不完备, 档案材料出现缺损、错误找不到人负责的现象时有发生, 甚至有的工程直到即将竣工验收前, 才组织有关人员突击补制档案。
2.2单位重视工程建设档案管理的程度不强。许多参建单位对工程档案工作缺乏应有的重视, 特别是在施工阶段, 施工企业重施工质量、进度, 轻档案管理的现象普遍存在。
2.3档案制成材料五花八门, 不符合工程档案管理的有关标准和规范要求。
3．做好工程建设档案工作的措施
3.1增强档案意识, 严格履行职责
（1）建设行政主管部门在建设单位办理工程规划许可或者工程施工许可时, 与建设单位签订工程建设档案责任书, 明确建设单位以及施工、监理等参建各单位在工程建设档案管理方面的责任和义务, 并监督执行。
（2）建设单位在工程开工前, 应将本单位各部门和参建单位有关工程档案的形成、积累、整理、归档等工作标准和要求, 以正式文件的形式印发, 以便于各单位( 部门) 档案人员收集相关资料,使应当归档的各类文件材料"颗粒归仓" 。
（3）在工程建设过程中, 对档案的收集、整理、保管、移交、归档等环节, 应有明确的工作程序和工作规范。这个程序应由建设单位按照当地城建档案管理部门的具体要求, 由施工单位和监理单位商榷后共同制订, 使制订出的工程建设档案工作计划和工作规程既符合工程进度的要求, 又符合档案管理的要求。
（4）在主体工程结束后, 各单位( 部门) 应将全部工程文件、图纸及相关资料收集齐全完整, 经系统整理后, 及时向建设单位档案部门归档。各单位( 部门) 档案人员应有高度的责任感和档案意识, 主动与建设单位档案人员和城建档案管理部门联系, 努力提高工程档案管理水平, 确保归档后的工程档案齐全、完整、准确、系统。
3.2 要强化工程建设档案的全过程管理
（1）在工程档案的管理中, 也要树立质量管理意识, 充分运用合同条款, 按照档案管理的有关规定, 实行全过程管理, 提高工程建设档案的编制质量。建设单位的领导要关心、重视和支持档案工作, 在与施工单位、设计单位、监理单位分别签订工程建设合同的同时, 应将档案材料的收集、整理、移交等工作的要求列入合同条款, 工程竣工后, 依据合同进行工程竣工档案的验收。
（2）要将档案工作与经济效益挂钩, 以确保工程竣工档案的形成质量, 这样就能使工程技术人员重视档案的形成、积累和移交工作, 并落实责任, 提高他们认真编制档案的积极性和责任心。
（3）项目设计单位要按照建设单位的合同、协议规定, 编制与工程建设实际情况相符的竣工图和竣工文件, 建设单位应当按照国家有关规定给予一定报酬。
3.3 强化档案收集意识, 正确运用行政监督手段
城建档案管理部门要正确运用行政监督手段, 加强工程建设档案的行政管理和监督。城建档案管理部门要经常深入工程建设现场, 对城建档案法律、法规和本地城建档案管理部门具体要求的执行情况进行监督, 对建设单位、施工单位和监理单位的档案工作进行业务督促和检查。通过经常性的监督检查, 促进工程建设档案各项管理工作的落实。
4．结语
对工程建设档案工作, 要加强宏观监控, 不断完善管理法规体系, 要积极配合, 加强协作, 努力形成各有关职能部门齐抓共管的良好环境; 要积极探索适应市场经济体制的档案管理模式, 工程建设档案就一定能达到完整、准确、系统的要求, 工程建设档案也一定能为城市建设发挥更好的社会效益和经济效益。
参考文献
工程部档案管理范文第3篇
关键词:奥运工程档案 前端管理
工程档案的前端管理是指在档案形成之前,从源头开始对可能成为档案的文件资料进行质量控制,避免有价值的档案或相关背景信息的流失。奥运工程档案真实记录了奥运工程建设的全过程,是确保赛时、赛后使用的重要凭证,是奥运文化遗产的重要组成部分。新奥集团在奥运工程建设过程中,对工程档案采取的有效措施,切实实现了工程档案的前端管理,把工程档案幕后工作转移到前台管理工作中,使档案管理与工程管理工作同步进行,协同作战。
一、健全档案网络,完善制度建设,确保档案管理的前端控制
1、组织机构、明确责任、落实到人
强大的组织体系、健全的规章制度是档案管理工作开展的有利保障和依据。针对奥运工程规模庞大、复杂的档案管理情况,我们首先与北京市档案局、北京市“2008”工程建设指挥部办公室档案主管部门、市城建档案馆建立起行政管理和专业指导联系,保证档案的合法与专业。其次在集团内部建立以法人代表为主要领导,部室经理、部室档案员负责的档案管理网络,落实了各总包、监理单位以项目经理、总监为负责人,总工、技术负责人、现场档案管理员管理的档案管理网络,实行层层管理,落实责任。领导负责制的档案管理网络,为档案工作的顺利开展提供了坚实有力的组织保障。
2、完善奥运工程档案新制度
为保证奥运工程档案高质量、高标准,必须实现与施工进度同步进行的要求,我们向各参建单位转发了《奥运工程档案管理指南》、《奥运工程档案管理实施细则》及《奥运工程档案检查标准》等管理办法,使参建单位档案管理人员明确奥运工程档案的特殊要求,做到了有据可依、有据可循。同时编制了《新奥公司奥运工程档案归档范围和保管期限》、《新奥公司声像档案管理办法》等新制度,并监督、帮助奥运中心区新奥集团各参建单位建立、健全各自的奥运工程档案管理制度,并要求把这些制度悬挂于墙上,时刻提醒现场施工人员、档案管理人员保证照章办事,为高质量完成奥运档案管理工作提供制度保障。
二、实行动态监管,强化档案管理与施工管理同步
1、档案工作计划与工程施工计划紧密结合
档案工作计划是实现奥运中心区工程档案整理进度与施工进度同步实施的前提。在实际工作中,要求参建各总包单位根据工程施工进度表,制定各自档案收集、整理计划;集团档案部门与工程部、安全质量部紧密配合,根据中心区总体施工进度、竣工工作安排制订《竣工工程档案工作时间安排》,这样把档案管理工作与工程管理工作紧紧地结合在一起,把工程后期档案工作提前到工程管理前台来做,为档案及时收集、整理,为保证档案的齐全、准确,为工程竣工发挥了保障作用。
2、工程分部分项划分措施,从源头解决档案收集问题
奥运中心区工程规模大、工期紧、任务重,交叉施工现象非常严重,因此给工程档案的收集工作带来困难。但我们发现,工程项目分部分项划分标准是档案收集的基础。如果不清楚工程项目分部分项的划分,档案收集就会出现杂乱无序的情况,与施工同步进行便无从谈起,因此,要求各总包单位提供工程的分部分项划分标准,根据分部分项划分标准,确定档案的形成时间和收集内容,从源头上解决档案收集内容、依据规程、完成时间等问题,使档案技术人员很快进入收集状态,有效解决了档案收集入手难的问题。
3、动态监管保证档案同步收集
(1)有效的监督检查是保障同步收集的有力手段
按照施工计划坚持每周到施工现场一线检查档案的收集整理情况,如施工单位何时进场,何时土方开挖,何时物资进场,何时进行相关试验,哪项工程进行隐蔽,哪天进行分项验收,哪天进行分部工程验收等。针对施工进度,集团档案部门要求施工单位提供相应的设计交底、施工物资进场检验记录、主要材料的试验记录、有关测量、钎探记录、隐蔽工作检查记录、工程验收记录等档案文件,真正达到同步管理的目的。
(2)有效监督设计变更通知单整改
工程前期,大量的设计变更通知单不符合《建筑工程资料整理规程》(以下简称《规程》)要求,设计单位按照各自单位贯标要求打印的设计变更通知单,只有设计单位自己内部各管理层的签字,即在这张设计变更通知单上没有建设单位和施工单位的签字确认,这样的设计变更通知单在现场将被视为无效文件,给工程责任各方和结算都将会带来很大麻烦,档案部门积极与设计院进行协调,提出按《规程》整改的建议,并在工程实施过程中有效监督其整改。从档案工作中提出文件形成的不足,实现档案的前端控制,保证了工程质量与责任。
档案工作计划的制定,分部分项的划分,动态的监督检查,把施工单位档案工作量化,增加了可操作性,使档案管理工作更具针对性,从真正意义上达到同步整理的目的,实现工程档案的前端控制。
三、建立风险管理机制
1、成立档案检查小组,实行全过程把关
在集团网络制度下,成立档案检查小组,由公司副总经理担任组长,由主管档案的经理办公室及与工程前期规划设计相关的规划设计部、与工程施工管理关系密切的工程管理部、与工程竣工相关的安全质量部等部室成员组成,有效实行从规划到竣工的全过程把关。
2、成立档案验收小组,保证高质量竣工档案的移交
为保证工程竣工档案接收移交工作的顺利进行,集团成立档案验收小组,编制了《新奥公司建设工程档案验收申请表》,在这张表里创新加入监理、业主代表、安全质量部等主要负责工程验收部门的意见,使档案业务保持和主要业务人员、业务部室的紧密联系。在档案竣工领导小组的共同审核过程中,把与工程实际竣工情况有出入、档案资料缺少的情况一一记录在案,填写《新奥集团有限公司奥运工程档案验收情况书面告知单》,让总包单位按检查要求进一步整改,合格后填写《档案移交书》、《移交目录》等,办理移交手续,使档案验收、移交工作做到程序化,进一步保证了竣工档案的准确性与完整性,体现了奥运工程档案的历史价值。
3、建立档案防汛应急预案机制,保证施工现场档案安全
档案防汛预案管理开创了档案安全管理先河。奥运工程档案首先形成、保存于施工现场,由于条件的限制,每年汛期的到来都会对档案实体安全产生严重威胁,为保证现场施工技术文件的完好与安全,集团坚持对施工单位现场档案室进行档案安全渡汛检查。一方面制订《档案防汛工作应急预案》,从制度上保证公司档案和施工现场档案安全渡汛。另一方面根据北京市气象局提供的气象预报资料,提前对现场档案保管情况进行监督检查,检查档案设施、设备、装具,检查各单位档案防汛预案等。2007年夏季,施工现场雨水倒灌的现象时有发生,然而由于我们提前采取了架高档案柜,柜上加盖防雨布等措施,没有出现一例档案损毁的现象。此举提高了档案人员安全风险意识,实现了档案安全工作的前端管理。
四、加强档案培训,提高档案管理人员业务水平
1、强化档案意识
强化档案意识对档案工作有巨大的推动作用。只有头脑中有很强的档案意识,才能在工作中注意收集、整理文件材料,填制施工资料时注意符合归档要求、方便存档立卷、便于今后的利用。也就是说,档案意识越强,越有利于档案材料的有效收集,从而越能使形成的档案材料具备及时、准确、完整的特点,最大限度地满足利用者的需求。为此,我们利用工程档案例会,第一时间把各级档案管理办法、制度及时进行宣贯,强化各级管理人员的档案意识。
2、加强档案业务人员专业培训
工程部档案管理范文第4篇
关键词:建设工程；档案管理
1 现状分析
对任何一个工程单位而言,不论是设计单位还是施工单位及监理单位,其资料室已成了图纸资料库,过去的图纸资料堆得四处皆是,个别已是尘埃满面。如何利用计算机及电子文档将各种资料、图纸实行数字化统一管理,这是很多单位所共同关心的问题。随着计算机的发展和普及,目前多数设计单位的计算机出图率已达到100 % ,即所有工程图均为Windows98、Word 、Excel 等电子文件。但大多数单位未对这些图档进行统一管理,在设计单位分散在各设计人员手中或各科室里的资料数不胜数。因此在工程建设过程中有数量众多的施工往来文件、合同、实验资料和竣工文件等资料,如果能将这些文件资料无纸化统一管理,那将会为各单位节约许多开支,也会减少各单位对这些资料进行人工管理的苦恼,更不会有丢失资料的担心,而且查找文件即方便又快捷。在施工监理单位也存在类似的问题。为解决上述问题,结合监理工作的需要,我公司在“西部交通建设科技项目”、“兵团部级贫困团场扶贫公路建设项目”等工程中不断的总结经验,实验研究出了一整套有关设计图及竣工资料数字化统一管理模式及管理系统。
就我个人认为该系统能很好地解决图档管理中所遇到的各种问题。针对设计和施工单位(含监理和业主) 工作内容和重点的不同,将其分为设计施工检测管理和竣工图辅助制作及管理系统两大部分。
2存在问题的主要原因
2. 1重建设、轻管理、档案意识淡薄
有的工程管理部门和工程专业人员重工程实体,轻工程资料,只重视抢工期,忽视工程资料与工程实体同步管理。认为只要工程项目迅速建成投入使用就行,对工程项目竣工档案资料是否完整准确的归档漠不关心,忘记了竣工档案是企业必要的技术储备,是一种潜在的生产力这样一个极为重要的问题。
2. 2对档案工作缺乏正确的认识
有人认为,工程项目竣工档案材料的收集归档完全是档案部门的事,这种认识误区,是造成工程竣工档案材料收集不齐全、不完整、不准确的另一个原因。档案管理工作不是一项孤立的工作,它与企业经营有着千丝万缕的联系。尤其是收集归档工作,档案材料能否收集齐全完整并保证其准确性,不仅取决于档案管理人员的主观努力程度,而且与企业各部门在处理业务,形成文件材料行为规范程度有着直接的联系。如果各业务部门在编制或审查文件图纸资料时不注意其质量,使用中不维护它的安全,办理完毕后又不注意收集和积累,而单凭档案部门事后去找、去要、去收集,那么要使工程项目档案资料归档齐全将是一句空话。
2. 3工程项目竣工档案归档制度不健全
例如,有的工程在制定项目计划时未将竣工档案资料归档工作列进去,有的工程项目验收时不吸收档案部门参加,有的施工单位在竣工验收时不向工程管理部门提交竣工档案,没有将竣工档案的形成、归档纳入工程管理业务范围。由于归档制度不健全,曾出现工程实体完工,施工单位走人,工程管理班子解散,交工资料成堆,造成档案人员有啥清理啥的局面。
2. 4对档案管理制度执行不力
有些规章制度必须在各业务部门的大力支持和密切配合下才能得到真正的贯彻执行。例如,公司制定了关于工程交工资料不完整、不准确,工程项目就不能验收,工程项目竣工资料不归档,财务部门不能结算等规定。但在实际工作中,有些单位认为档案工作是档案部门的事,与本单位无关,无视档案工作的规章制度,有法不依,有章不循,该把关的不把关或是把关不严,使部分规章制度形同虚设。
2. 5没有形成一个良性的归档渠道
如有的建设项目主管部门、施工单位与档案部门配合不紧密,管理上出现脱节现象,有些甚至出现相互推诿,在档案资料归档过程中只是处于施工单位交什么,工程部门收什么,工程管理部门交什么,档案部门就收什么,在档案资料的接收上留下漏洞。
2. 6档案人员业务水平参差不齐
竣工档案资料应该是由专人跟踪负责的一项工作，可是由于很多单位对于档案资料收齐的重要性不理解甚至于有时觉得是可有可无所以在档案资料员的配备上出现了很大的流动性和不专业性。其实按照正规的要求，应该是每个建设方、施工方都应该配有一至三名经过专业档案资料管理培训后考试合格取得档案员上岗证的工作人员。可是，就现在而言这一点几乎是没有几个单位能够做到的，这样就造成了很多重要档案资料应档案人员的不专业管理而流失，而这些宝贵资料的流失是随时有可能给我们将来的生活、建设，甚至于财产生命造成不可挽回的损失。
3解决问题的主要措施
以上问题是在工程项目档案管理方面存在的突出问题。如何才能保证工程项目竣工档案资料及时、准确地归档,笔者认为应努力做好以下几方面的工作:
3. 1重视并提高档案管理意识
各级领导和有关业务部门要切实重视档案管理工作,档案专业部门和人员要进一步明确职责范围,如参加生产调度会,参加产品鉴定会和基建工程竣工验收,参加设备开箱等。
3. 2成立重大工程项目竣工档案归档工作协调小组
工程项目从立项、评估、设计到施工、竣工、交付使用,其档案资料的形成、积累、归档是一个复杂的过程,在这个过程中,涉及到若干部门,众多的环节和许多专业,要保证施工档案完整准确及时地归档,就应当有一个协调的机制。笔者认为,一个比较大的工程项目,应当成立竣工档案协调小组,一般应由计划部门、基建部门、财务部门、档案部门、施工单位、使用单位等组成,以协调各方面的工作,保证工程项目竣工资料归档工作的顺利进行。
3. 3进一步健全档案管理制度
首先要从业务考核入手,将工程项目档案归档管理纳入计划管理,并对工程项目竣工档案的归档范围、归档要求、归档时间以及归档职责都做出明确的规定,并通过建立岗位职责把归档任务纳入各业务部门和有关人员的工作标准之中,使归档工作制度化、程序化。其次是要把提交合格的交工资料列人工程承包合同,列入创优工程评审条件并认真实行预留交工资料保证金制度,第三是要认真执行制度。制度的保证作用,不仅要看到制度本身是否完善,更重要的是看能否贯彻执行。
3. 4加强跟踪指导
跟踪指导是档案部门在收集工程项目竣工档案中掌握的第一手资料,也是使竣工资料达到规范化的必要条件。工程档案产生于施工现场,贯穿于工程项目的招标、投标、施工和竣工的整个过程。档案部门要根据年度计划内容制定出跟踪指导计划,在工程项目施工开始就要派专人进行跟踪,对该项工程竣工档案交付验收提出明确要求,切实做到对工程竣工档案跟踪管理的有效控制。同时,在跟踪指导的过程中要积极主动与工程管理部门、施工单位搞好配合。档案部门在跟踪指导中应注意以下问题:第一,档案部门应摆正服务的指导思想,工程中主动配合,做到参与而不代替。要注意做好组织、协调、指导、监督工作;第二,摆正工程管理与档案工作的关系。从基本建设和工程施工角度来看,工程管理与档案工作应是主从关系,现场档案工作从属于工程管理,是工程管理的一个组成部分,它贯穿于工程的全过程。
3. 5积极参与管理
一是工程项目立项时,档案部门要与有关部门协商,将竣工档案的归档工作列进去,并提出具体要求;二是鉴定施工合同时,要将竣工档案归档的责任、时间、案卷的质量要求等写进合同中,以保证竣工档案完整、准确、及时地归档;三是要严格按照工程合同履行归档手续,用经济手段保证竣工档案的归档工作;四是在施工过程中,注意加强业务指导工作,及时发现和解决问题;五是在每个单项工程完工后,应与工程管理部门在验收工程的同时验收竣工档案,从根本上解决竣工档案滞后性的问题;六是档案部门要搞好竣工资料的验收。验收时要逐卷逐张进行核对,其方法是以案卷目录对照每张图纸、文字材料,以变更通知对照图纸修改部位;以国家科技档案案卷标准对照案卷质量;以工程项目竣工档案资料归档细则对照形成的全部竣工档案。七是竣工验
收时对档案的抽检,一般千卷以上抽查15% ,千卷以内抽查30% ,抽查时重点放在对初验中发现的问题是否纠正。
3. 6严把审核验收与财务结算关
工程项目竣工档案资料的审核与验收是竣工档案归档前的最后一项工作,它将预示着整个工程结束。在审核验收时,档案部门要指导施工单位及时做好交工资料的系统整理工作。将交工文字资料按单位工程分专业整理,遵照各专业施工文件的归档内容及先后排列顺序整理整齐,装订成册,按档案要求编写页码,编制交工资料目录,填写交工资料的成册封面。为了对交工资料的完整准确负责,交工资料封皮上应设有施工单位、负责人、编制人和验收单位、负责人、资料审核人的盖章和签字处。竣工图成套性强,施工单位应按单位(或单项)工程分专业整理,每一套竣工图(含其全部重新编号的变更文件) ,按图纸目录的顺序排列。交工资料整理好后,分别填写交工资料交接清单一式两份,同交工资料一齐交工程项目管理部门审查。交工资料是在工程施工过程中形成积累和编制的,建设单位从事施工管理的专业技术人员是审查交工资料内在质量的“法定”权威,而档案人员则侧重从工程档案管理的角度检查交工资料的质量。在单项工程交工验收前,建设单位工程管理部门负责组织和落实交工资料的交接及审查工作,工程管理技术人员按规定和分工逐份审核资料,合格后在交工资料封面上签字、盖章并完善资料交接手续。工程竣工资料的最后验收是由计划、工程管理、设计、质量监督及档案管理部门参加,负责验收每个工程的实体和交工资料,通过系统工程竣工档案验收并确认合格后,方能最终在工程竣工验收证书上签字盖章。
工程部档案管理范文第5篇
关键词：公路工程建设；档案规范管理；创新研究
随着我国经济的发展，人民生活质量的不断提高，对城市基础建设提出了更高的要求。普通公路是我国城市基础建设的重要组成部分，施工质量不仅影响着工程的使用寿命，还直接关系到市民出行安全。目前，我国普通公路的建设里程数量与日俱增，但是在建设质量和工程建设的档案管理水平上却不容乐观，尤其是工程建设档案规范化管理没有受到足够的重视，工程档案管理能力不足。公路工程档案记录了公路从开始规划到修建完成的全部过程，完善的公路工程档案可以提供给公路部门准确的数据和信息，为之后预防性养护、修缮作充分的准备。所以提高对普通公路工程建设档案规范化管理的重视程度，才可以使档案得到充足的利用，起到加强工程建设质量、保证市民安全出行等作用。
一、普通公路工程建设项目档案管理的特点
1.普通公路工程建设项目的档案记录时间较长普通公路的建设周期很长，公路项目从工程项目申报、设计规划、上级部门审批、施工项目招标、施工部门完成公路建设、竣工后有关部门验收等一系列流程要经过很长的时间，而公路工程建设档案记录要从最先的工程项目申报部分开始，这就显示了公路工程档案记录时间长的特点。
2.普通公路工程建设项目的档案所涉及相关部门较多公路工程建设项目投资一般是非常巨大，动辄上千万甚至上亿元，建设规模通常也都比较大，从公路里程上来讲普通公路会有从几十公里到上百公里，涉及的区域可能不止一个省、市，有的公路建设工程，可能需要跨越几个省市，因此，普通公路工程的建设很有可能由多家施工单位分段合作完成。除了施工单位，还会涉及多省市的政府部门、规划设计院、地质勘探部门、设备材料供应商等企事业单位。项目工程档案对所涉及的企事业单位的记录就必须准确、完备。
3.普通公路工程建设项目档案需要专业人员管理公路建设工程的工作量巨大且包含内容繁杂，一方面，除了公路路面建设，整个工程可能还包含了桥梁架构、隧道疏通、配置电路设备、修缮绿化设施等工作，其中的每一项工作都有其特殊的施工工艺和施工技术标准。另一方面，随着公路建设工程进度的变化，会进行不同施工队伍的不同施工部分交接，这种动态性的档案记录和管理工作，会给相关人员带来许多难题。如果要把公路工程项目档案做到足够完善，这就需要档案记录管理人员具有相应的专业化知识储备，并且要强化档案管理人员的细致程度和责任意识，防止工程档案的资料文件出现遗失和缺漏等问题，减少项目工程验收时出现的不必要的工作。
4.普通公路工程建设项目档案信息化随着信息化时代的到来，公路工程建设项目管理也迎来了新的变革，信息技术的应用给项目档案管理带来极大的便捷。公路建设工程档案包含了大量的信息和工程数据，内容复杂且数量巨大，过去档案管理人员需要在工程建设期间将这些信息和数据的纸质形式加以收集分类，之后在工程验收阶段检查项目档案的过程，通常会占用过多的时间，大大降低了工作效率，且出现遗漏和错误的几率也很高。计算机技术的应用，使工程项目档案的管理从过去冗杂的纸质化管理工作逐渐转变为虚拟化管理工作，与传统管理方式不同的是，管理对象由占用大量空间的纸质文件转变成只需要使用一台电脑就可以解决的数据信息文件。工程施工过程不同阶段中所产生的设计图纸、录像都方便存储，在工程共享平台上传档案记录，方便各相关部门和审查机构的查阅和管理。虚拟化、信息化的工程项目档案管理相较于以往的传统管理方式，工作环节得以极大程度的简化，提高了工作效率。
二、普通公路工程建设项目档案管理中存在的缺陷
1.工程项目档案管理意识不强普通公路工程建设项目档案是对在公路建设过程中产生的实际数据进行详细记录，是后期公路预防性养护的重要数据支持，同时具有法律效应。《建设工程质量管理条例》第十六条中明确规定，“建设单位收到竣工报告后，应当组织有关单位进行竣工验收。验收工程需具备以下条件：（1）履行合同中约定的各项工程内容；（2）具有完整的工程记录档案和施工管理内容；（3）有施工单位使用的主要建材、配件和设备的试验报告；（4）有勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签署的质量合格文件；（5）有施工单位签署的工程保修书。建设工程经验收合格的，方可交付使用。”从国家法律来讲，应给予工程项目档案管理足够的重视，但是在实际工程建设过程中，施工单位通常只重视工程建设进度而忽略了档案管理，多部门的协同作业的情况下更加重了档案衔接管理的缺失。工程项目档案在实际工程施工中还存在着有关部门为了赶工程进度而违例特批的不规范程序，这样的不规范操作严重影响了档案完善成套，致使档案难以收集而不能验收。
2.档案管理制度不合理公路工程项目档案是公路建设的重要组成部分，在开展工程项目档案管理工作前，需要制定科学合理的管理制度。许多工程档案缺漏都是由于没有科学的管理制度造成，不合理的管理制度难以对接工程的正常施工过程，甚至会导致竣工验收工作难以进行，也给后期公路预防性养护工作和公路修复工作带来极大的影响。目前，许多档案管理制度由于不完善，在实际操作过程中，档案管理人员对工程施工进程难以把握，整体认知不足，造成档案管理不全面等问题。
3.档案管理人员专业性不强公路工程建设项目内容量大且复杂，专业性极强，对档案管理人员的专业知识储备和业务水平有很高的要求。就目前情况来讲，许多工程的项目档案管理工作都是由项目负责人指派工作量较少的文职人员兼任，这些工作人员缺乏工程专业的知识储备且流动性很大，部分单位在没有足够档案管理人员的情况下甚至临时雇用非项目人员。这些情况都会或多或少的导致档案记录的缺失，给公路工程的后续工作造成不必要的麻烦。
三、加强普通公路工程建设项目档案规范管理的创新措施
1.进行工程建设项目档案规范化管理、数字化的立档管理工作建设项目工程档案的文件材料具有形式多、涉及专业广等特点，根据国家档案局、自治区档案局、交通部、自治区交通运输厅颁布的有关规定，结合建设项目的特点和各类工程档案数字化管理的要求，交通建设管理局编制了《公路建设项目竣工文件编制办法》。项目工程档案从材料的收集、整理以及归档工作更加规范化、标准化、为数字化管理提供了坚定的基础。为了实现工程档案管理工作计算化、网络化并且为了节约库房空间，将信息化管理完全溶入档案管理工作中，对工程档案进行全程扫描、录入、识别、建立数据库、形成数字档案。根据档案整理的有关规定和办法，针对档案收集、整理过程中遇到的实际难点和重点问题，重点予以指导。指导有关部门做好工程前期准备工作，期间文件材料的收集、整理工作，对收集的文件材料进行分类、预立卷等，既做到平时利用又为工程竣工验收做好充分的准备，在开工准备阶段，应建立工程项目档案工作管理网络。各参建单位指定领导分管档案工作，各部门配有专兼职档案员，明确各单位应承担的竣工档案制度任务并落实到人，把竣工档案工作落到实处；在施工阶段，施工、监理资料大量形成，应重点指导项目档案人员如何立卷、检查案卷构成是否合理、检查文件材料填写是否规范，对于容易疏忽的问题和出错的案卷材料进行重点检查，从而提高案卷的内容质量；项目交工验收后，档案专项验收准备阶段是档案整理施工最为紧张的阶段，是验收建设（业主）单位、施工单位、监理单位的竣工档案阶段，施工、监理单位的竣工档案在项目交工验收时已进行初步验收以及工程档案已入库。所以必须使整理好的案卷达到规范、统—的要求，以便更好地为日后档案的查找、利用服务；档案专项验收后，应对项目竣工验收前未完的档案跟踪管理。在这个阶段一方面要做好缺陷工程和未完成工程的档案整理、检查工作；另一方面对于档案专项验收时暂时未归档的文件材料要进行跟踪检查，并要求及时归档组卷，确保档案材料的准确性和完整性。
2.创新公路工程建设项目档案管理体系，加强档案管理的过程管理和控制建立完备的工程建设项目档案管理制度体系是保障档案管理工作的首要任务。工程建设项目档案管理制度体系应在现有制度下进行优化，在公路工程建设初期，协调各合作单位及部门建立全新的共享化档案记录“云平台”，细化对公路工程施工阶段的衔接部分档案规划，档案记录应严格按照规定细则实施，防止为赶工期而越过档案记录的现象出现。新型的工程建设项目档案管理体系应把责任细分到个人，建立奖惩机制。加强档案管理的过程管理和控制，一是要加强对档案工作的检查和技术指导定期对各参建单位的档案工作进行巡查指导，发现问题，解决问题，适当给予技术指导等方面的支持，保证项目档案的完整、规范性及系统性。二是要加强竣工档案编制期，检查指导竣工档案编制工作进入预立卷阶段，档案工作小组针对各参建单位具体情况，进行有针对性的检查指导，各参建单位竣工资料经档案工作小组审核资料的排序、资料的完整性等各方面的内容，确认无误后，方可立卷归档。三是要加强入库档案质量管理对各参建单位移交业主的档案资料，由业主档案小组负责审查接收。按照《竣工文件编制办法》及上级领导、专家历次检查记录，对施工、监理单位提交的竣工文件进行严格审查，竣工文件归档不符合要求的一律退回整改，不完整的要求其补充收集。
3.实现档案管理的信息化，使档案管理更具科学性信息技术的快速发展，在各行各业中都有了良好的应用，公路工程项目档案管理也不例外，信息化、计算机技术的应用可以给档案管理工作带来极大地便利，减少了工作人员在传统档案管理工作中的许多步骤，虚拟化的工作方式，使动态化的档案管理工作更方便，节省人力、物力，大幅度提高了工作效率。应用信息技术管理档案，可以把以往不能统一的工程项目档案规格进行数据统一，按照档案管理体系的指标进行收集和整理，实现档案标准化管理。促进档案管理信息化，提高档案管理科学性，项目档案管理应高度重视信息化工作，注重将建设期间的项目建设管理信息化与档案信息化有机结合起来，率先部署工程质量管理信息系统，为工程质量管理提供实时监控手段，提高档案管理手段的科学性，确保各种档案信息在项目建设期即可充分利用。在竣工文件编制阶段，工程质量管理信息系统中各种数据通过后台导入公路工程项目竣工文档管理系统中，形成电子文档，以解决档案信息在建设期不便利用的问题。
4.加强工程项目档案管理人员综合素质目前，许多公路工程项目档案管理人员综合素养不够，阻碍了档案管理水平的提升。工程项目档案管理团队需要引入具有专业公路工程知识储备和现代化档案管理能力的人才，管理人才对整个团队进行系统化培训，全面提升团队的档案管理水平。同时配合以考核体系和奖惩制度，从根本上保障工程项目档案管理工作的有序开展。完善专业人员聘任和培养制度，提高专业水平，一是在成立档案管理“领导小组”的基础上，招聘专业档案管理人员组成“工作小组”，以提高档案管理工作的专业性。首先，成立项目档案“领导小组”，并指定一名专业人才负责项目档案管理工作，担负整个项目档案工作的统筹规划、组织与协调、监督、指导。再者，根据项目需要招聘专业人才组成档案编制小组，建立起项目档案工作的管理网络，明确职责，并禁止档案人员变动频繁，力求保持竣工资料整理的连续性和稳定性。二是对所有涉及档案管理工作的人员都应定期开展专业知识培训与考核，考核不及格的应淘汰或离岗培训，确保每位档案管理人员都拥有较强的专业知识与操作能力。此外，还应对涉及档案管理和交接等工作的工程管理人员开展专业档案管理知识的培训，确保工程管理人员与档案管理人员对档案管理工作理解的一致性。
原标题：工程部档案管理(精选5篇)，（来源：360范文网 http://www.360fanwen.com）文章共字
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