电子档案管理(精选5篇)
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电子档案管理范文第1篇
关键词：电子档案管理；高职学校；档案管理
前言
随着我国科学技术不断进步发展，教育领域逐渐普及了信息技术。高职学校的档案管理方式逐渐趋于多样化。例如，利用Excel以及Word等相关的办公软件来对高职学校学生的档案实行文字输入以及数据处理。因此，高职学校需要构建多个含有各种功能作用的数据储存库，通过这个数据储存库来记录存储学校中教职工以及学生的档案信息。由于电子档案具有一定的收集数据能力、统计数据能力以及整理数据能力，在高职学校的档案管理工作中，大部分学校都使用电子档案管理来替代了传统的纸质档案管理，通过这样的方式来简化档案管理工作，从而提高学校档案管理的效率。为了达到新时代背景下对教育事业的标准要求，各个高职学校应当根据自身的实际情况来对电子档案管理的有效方法进行深入探索，促进高职学校的良好发展。
一、电子档案的优点
（一）将工作效率提升在使用传统的纸质档案管理的时候，如果要修订一些档案信息，必须要先在数量庞大、信息繁杂的档案信息内容中逐一寻找所要修改的学生档案，修改完成之后再放回原本的位置中。这样的查找方式不仅过于繁琐，而且极其复杂，同时，在反复翻找的过程中，纸质档案材料极易受到损坏。然而电子档案管理方式与之相比起来就简单方便得多，只在搜索框中输入所要寻找档案学生的名字，就能马上找到该学生的档案文件，对档案的信息的更改以及处理也极其快速、简便，只要确保计算机的网络环境足够安全就能完成一系列的相关操作，最终使档案管理人员的管理工作效率得到极大提升。
（二）符合当今时代的发展从现阶段我国的社会经济以及科学技术的发展情况为角度进行分析，可以发现，计算机网络信息技术地飞速发展是社会进步发展的一个必然趋势，计算机网络信息技术也逐渐应用于高职学校的教育以及管理中。例如，常见的电化教学以及多媒体技术教学，教师的办公室也逐渐实现了自动化、信息化。在这样的形势下，为了紧跟时展脚步，使高校的档案管理符合当今时代的发展，高职学校应当积极在档案管理工作中应用电子档案，从而使高职学校的档案管理工作能够和学校中的现代化教学技术维持在同一水平上，通过这样的方式来加快高职学校一体化教学及管理的形成速度。
（三）提高档案管理的质量以及水平传统的纸质档案管理无法实现永久保存，但是这一目标随着电子档案管理的到来得以实现。在高校过去的档案管理方式中，通常情况下的档案管理方式均为纸质管理，使用纸质管理来归类以及储存学生的档案，由于受到外部环境中的各种因素影响。例如，温度、湿度等，无论是储存环境湿度过高还是温度过高，都会在一定程度上损坏纸质档案，从而导致档案管理人员不得不定期将档案转移到其他地方。然而，这样的情况在电子档案管理中却得以避免，电子档案管理通过计算机就能实现快速存档，并且没有外部环境因素的限制，档案管理人员只要确保计算机网络的安全性，就能将快速存放档案以及管理档案实现，并且能够使学生的档案信息完整性在档案管理的过程中得到有效保障，从而将高职学校的档案管理质量提高。除此之外，由于社会的快速发展，国家越来越注重职业教育领域的发展，从而将高职学校招收学生的人数扩大。因此，高职学校中的学生数量呈现一个逐年攀升的趋势。学生的数量增加，在一定程度上增加了对学生信息进行记录的档案管理所需的纸张数量。在这样的形势下，档案管理工作中的建立档案的成本以及储存档案的成本均随之大幅度提高。这也促使高职学校在档案管理的工作中应用电子档案。当电子档案管理的方式逐渐在高职学校的档案管理工作中展开以后，使纸质档案管理工作中存在的管理难度以及储存难度得到了有效降低，同时，使用电子档案管理的方式来对高职学校学生的档案信息进行管理还可以节能环保，缩小档案管理所占的物理空间，并且在一定程度上节省了纸张资源，与我国当前提倡的绿色发展理念相符。最重要的一点，电子档案管理的方式使纸质档案管理中潜在的湿度影响以及温度影响均被有效地消除，继而使高职学校的档案管理保存以及储存的稳定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高职学校档案管理工作中存在的问题
（一）档案管理制度不够健全在传统的纸质档案管理模式转变为电子档案管理模式的过程中，高职学校应当加快完善自身档案管理制度的速度，及时对其进行科学、合理的调整，积极建立一个属于本校的电子档案管理系统，并且采取相应的措施来确保这套系统具有一定的完整性以及有效性，从而构建出高职学校的电子档案管理制度。但是，观察现阶段中的高职学校档案管理工作可以发现，在高职学校的档案管理系统以及制度中依然存在很多不足，相关制度不够健全。例如，档案定位准确度不高，相关管理人员的权限以及责任分配明确性不足。在大部分高职学校中，其所具有的电子档案管理制度均与电子档案管理系统不匹配，假如在档案管理的工作中发生档案被篡改、被窃取以及档案遗失等相关不利状况时，由于档案管理制度不够健全，导致相关工作人员无法对以上情况进行及时有效的处理，最终对高职学校造成较为严重的损失。在一定程度上降低了高职学校的档案管理工作效率以及质量。
（二）电子档案对计算机设备的依赖性比较强因为电子档案是基于计算机网络技术来实现对学生档案的输入以及编制的，因此在检索相关档案信息的时候，必须使用一些计算机硬件以及软件使达到读取目的，例如，在对一些程序类的档案进行检索时，必须使用到一些类似于Matlab以及CAD的软件以及程序。因此，在对档案进行建立、储存以及备份的过程中极易被软件系统的网络环境以及运行状况所影响，在这个过程中，一旦计算机的硬件或者软件的系统出现故障，将会对档案的建立、储存、备份以及保存造成不利的影响。
三、电子档案管理在高职学校档案管理中的实践策略
（一）重视电子档案管理随着社会的进步发展，电子档案逐渐在各大高职学校的档案管理工作中普及应用，相关的档案管理人员也开始重视电子档案。为了使电子档案的应用得到落实，从而使高职学校的档案管理工作的质量以及效率得到一定程度的提升，高职学校的领导以及相关管理人员需要发挥自身的带头作用，先在自身的理念中形成具有一定正确性的电子档案管理理念，对电子档案在高职学校的档案管理工作中发挥的作用具有一定的认知以及了解。除此之外，高职学校的领导以及相关管理人员必须使电子档案在自身的档案管理工作中得到有效的落实以及应用，加大对高职学校档案管理人员的培训力度，使高职学校的档案管理人员能够对档案管理工作的重点内容以及管理精神有正确的了解以及认知。同时，高职学校还应当加大对档案管理工作人员的监督管控力度，提高对档案管理工作的要求以及标准，通过这样的方式来提升高职学校档案管理人员对高职学校档案管理工作的积极性以及规范性，继而使在高职学校的档案管理工作中应用电子档案管理的顺利开展得到有效保障。
（二）提高职工对电子档案的认知作为信息知识以及人才高度汇集的地方，高职学校应当积极向所有教师职工宣传电子档案的相关知识以及好处，将教职工对电子档案的理解以及认知进一步提升[1]，继而愿意主动配合高职学校完成电子档案的实践工作。第一，高职学校的相关负责人应当将自身具备的带头作用发挥出来，积极了解电子档案的相关理论知识以及技能知识，并且主动参加相关的培训，继而使其他教职工对电子档案管理引起高度重视；第二，高职学校必须将电子档案在学校内部的宣传力度加大，让学校的教职工能够对电子档案管理有一个正确的认识，继而积极配合档案管理人员的档案管理工作，在一定程度上将学校的档案管理工作质量以及效率提升。
（三）加强安全管理对档案进行安全管理是电子档案管理中尤为关键的一个环节，但是，由于互联网具有开放性较强的特点，而电子档案管理是基于互联网的一项信息技术，从而也将面临着黑客技术以及计算机网络病毒的威胁。因此，高职学校必须高度重视学校电子档案管理的相关安全管理工作，使档案内容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具体实施的时候，首先高职学校的档案管理人员应当在建设电子档案的过程中，对计算网络的安全性进行检查[2]，在确保计算机不存在病毒的情况下才能进行建档。其次，高职学校一定要安装正版的、具有极强防护功能的杀毒软件，实时监测计算机的安全性，及时找出存在的安全隐患并且处理，及时更新计算机的硬件设施以及软件程序。最后，高职学校应当积极安装防火墙，避免发生黑客攻击或者是病毒侵入的情况，确保电子档案不会被盗取或者是丢失。此外，为了做好应对各种突发情况的准备，档案管理人员应当定时对电子档案进行备份。通过以上的方式来加强对档案的安全管理，有效防止电子档案出现问题。对自身的电子档案设备开展定期的检查以及维护工作，使设施中存在的隐患以及故障得到及时的发现以及解决。同时，必须要求高职学校档案管理中负责电子档案技术的工作人员对电子档案管理系统中的隐患以及漏洞引起高度重视，积极学习相关技术，提高自身的技术水平，从而对电子档案管理系统中存在的漏洞开展真正的修复工作，最终使电子档案管理系统的风险得到一定程度的降低。除此之外，相关的电子档案管理人员应当对电子档案的相关管理软件进行及时的维护、升级以及更新，使电子档案的应用能够更加符合高职学校的需求。高职学校应当积极对电子档案管理的硬件设施进行及时的更新以及升级，将那些老化或者破损严重的设施淘汰，积极购入与现阶段信息技术发展相符合的新型设施，使电子档案管理的设施能够达到电子档案运行系统的标准，继而实现电子档案管理在高职学校档案管理工作中的实施应用。
（四）健全档案管理机制对于高职学校的发展而言，做好档案管理工作是促进学校高效发展的一项至关重要的环节，为了能够将电子档案的管理工作做好，高职学校的档案管理人员必须结合电子档案的相关特点来健全电子档案的相关管理机制，从而使电子档案的管理质量以及管理效率得到进一步的提升[3]。第一，高职学校应当规定，每过一个特定时间就要对电子档案进行归档，同时还要对电子档案的质量进行严格的审查检验，一旦发现存在问题应当立即进行解决处理，使档案能够及时归档；第二，高职学校必须提升档案管理人员对于电子档案的理解以及认知，从而有效地制定规范的电子档案管理机制以及相关的操作方法，使档案整理、档案鉴别以及档案归档等工作更具专业性；第三，高职学校必须严格地监督电子档案的编号分类工作，使人为失误的概率得到有效控制，继而有序开展高职学校的电子档案管理工作。
（五）优化管理团队电子档案管理人员是电子档案管理的主要构成部分，因此电子档案管理人员的基本素养、专业知识以及技能、综合素质等都是直接决定电子档案管理最终的管理质量以及管理效率的关键因素。所以，高职学校必须优化自身的档案管理队伍，将管理队伍中的成员的基础理论知识以及专业技能提高，为高职学校顺利开展电子档案管理工作创造有利条件。第一，当高职学校的在对档案管理人员进行选择的时候，应当以学习能力、道德品质、思想意识、专业能力以及职业素养为筛选指标[4]，确保其专业能力、综合素质等方面达到现阶段中信息化管理的相关标准。第二，高职学校必须加大对档案管理队伍的建设力度，积极从社会中招贤纳士，将电子档案管理队伍不断地优化、扩大，从而实现高职学校电子档案管理的品质化、高效化；第三，高职学校应当积极定期组织一些相关的技能培训大会以及道德培训大会，让档案管理人员能够积极学习相关的计算机知识以及技术，并且培养其良好的道德素养、政治素质以及职业素养，避免发生学校档案信息泄露或者被用于买卖等不良现象，从而对学校的安全管理造成不利影响。
电子档案管理范文第2篇
［关键词］中专；电子档案管理；方法
［中图分类号］G717［文献标志码］A［文章编号］2096-0603（2015）29-0149-01
中专学校的持续发展过程中档案管理工作的重要性不言而喻。过去部分学校在档案管理工作中采用较落后的方式，现今电子档案管理的应用越来越引起中专学校的重视。
一、电子档案管理的意义
档案是人们生活活动的记载资料，具有十分重要的意义，档案的保管方法随着人类进步的脚步不断变更。部分中专学校采用的仍旧是传统的档案管理模式，然而伴随计算机技术的广泛运用，档案的保管办法已经产生了巨大的变革，中专学校的档案管理应摆脱传统的方式，采用先进的技术进行代替，扩大档案的保存领域。电子档案管理实现资源的共享，信息化的应用可以提供海量存储功能，资源共享功能和跨地域检索功能的实际应用将使得中专院校内的档案保存工作上升到新的水准。
二、保障中专档案管理中实行电子档案管理的安全性
中专学校应提升相关设备设施的安全性能，控制电子档案管理的专一性，对于该系统要进行有规划性的科学升级，对电子档案进行专项化的维护整理，控制设施设备的良好稳定运行。对于重要的档案信息进行必要的备份管理，防止发生意外状况时造成严重的损失。系统内部可以进行防火墙工作模式，通过系统杀毒、网络体检、指纹鉴定等多种科技手段提高系统运行的安全性，最大化地防止电子信息的流失和被盗取。控制电子档案管理的信息安全性是将电子档案管理引入中专学校档案管理中的重要基础和前提。
三、建立完善的规定细则，促进中专电子档案管理的规范化
中专学校内部应该建立一套完整的管理方案，构建具体的使用细则和规章，让档案管理工作逐渐向系统化规范化的方向不断发展。首先对于该部门的工作人员要保证其能力水平。聘用专业化的技术工作人员进行日常管理工作，提升工作人员的安全保密意识，保证自身的职业道德水准，熟悉地操作相关电子系统运行流程，实行灵活的管理，最大化地体现电子系统的便捷性和先进性。
四、提高学校相关领导对电子档案管理的认识
档案信息的性质是保持历史信息，不能直接为学校创造明显的利益价值，管理要求迫切且程度较低，许多学校领导无法认识到档案管理的重要程度。部分中专学校的档案管理数字化设备条件不足，部门内部缺乏相关专业人才。面对如此状况，学校领导首先要改变传统的思想，部门档案管理人员首先应进行电子管理相关方面的学习，提高自身素质，明白档案数字化管理的先进性，积极向相关领导提出建议和想法，主动将现代化科技与档案管理相结合，进行反馈并提出可行的解决办法，学校领导应积极听取相关专业人士的建议，理解电子档案管理对于学校的文化发展和学生老师各级人员的重要性，提供相应的支持方法。从领导层做出相应的政策决定，提供资金和硬件设施方面的基础保障，加大对档案电子管理的重视度，加大人才投入力度和资金投入力度，从根本上改变传统的档案管理部门的地位。
五、提升中专学校的硬件软件设备管理水平
电子档案管理工作由于实现了信息的高速传递及大量存储，这些都要依靠现代化电子技术的发展和进步。在实行电子档案管理工作中不断实行技术的研究工作，提高学校内部的计算机网络技术管理水平。选择合适电子档案管理的安全性软件和设备，根据学校内部的实际情况对相关技术人员制订电子管理的计划，提出具体的实施方案。详细规定包括其具体需要的硬件设备需求，相关设备的购买要依据经济情况量力而行，确保所购买东西的实际应用性和完整性，保证设备的整体实用性。总而言之，中专学校的相关领导应提升对电子档案管理的认识，加大部门专业化人才的培养力度，档案管理人员运用先进技术的科学规划，加强档案管理准备工作，共同努力把握档案数字化管理的总体方向，提升中专学校的综合文化竞争力。
参考文献：
电子档案管理范文第3篇
[关键词] 电子档案； 管理； 归档； 高校； 规范化； 措施
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 065
[中图分类号] G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）05- 0112- 02
0 引 言
随着我国高校管理信息化建设的不断推进，高校档案管理工作也呈现出新的特点，档案资料的载体形式日益多元化，以磁盘、光盘等存储设备作为载体的电子档案文件日益增多，由于电子档案与传统纸质档案资料相比，具有信息存储密度高、信息存储形式多样性以及信息的集成性较高等的优点，当前已经成为高校档案资料的重要形式。因此，对电子档案管理工作进行标准化与规范化的建设，已经成为当前高校档案管理工作的重要内容，这对于确保高校教学、科研以及学生管理工作的正常开展也具有重要的作用。
1 电子档案资料技术特点分析
1.1 电子档案的技术优势分析
（1） 可以大幅度提高档案管理工作效率。由于高校电子档案资料主要是以计算机作为信息处理工具，因此，档案的归集整理、分类统计以及存储查阅等流程都是借助于计算机来完成的，这就改变了传统的人工作业管理方式。不仅提高了档案管理工作的工作效率，同时也减轻了档案管理工作强度，使档案管理质量得以提高。
（2） 电子档案资料有助于实现档案资料的共享使用。传统的纸质档案资料，无论是各项信息资料数据的查找还是资料的更新，都存在着程序繁琐与查找困难的问题，采用电子档案形式之后，应用档案管理办公软件，可以根据主题或者关键词等直接在线搜索下载所需要的信息资料。而且由于通过软件可以实现电子档案资料的分类、排序以及查找等一系列功能，提高了电子档案资料的检索效率，对于电子档案的共享使用十分有利。
（3） 电子档案资料写入、输出速度快。随着电子科技的不断发展，计算机以及各种存储设备朝着大容量、高速度的方向发展，数据写入、读取速度非常快。因此，采用电子档案资料不仅可以有效节约档案资料的库房占地面积，同时档案资料的整理归档工作速度有了根本性的提高。此外，采用电子档案的形式，由于可以采用同一文件多次备份的形式保存，因此能够保障一些重要资料文件的安全。
1.2 电子档案的技术劣势分析
（1） 电子档案的安全隐患问题较为严重。在电子档案的整理存储过程中，很容易受到互联网中病毒或者木马软件的影响，造成需要保密存储的电子档案资料被恶意获取以及非法使用。而且对电子档案进行篡改也不会存在痕迹，因此容易出现档案资料被非法篡改问题。
（2） 电子档案的技术升级频繁。电子档案的整理归档以及保存全部是依托于计算机来完成的，由于电子产品的升级更新速度较快，当计算机或者是软件系统升级改造之后，为了确保数据格式与操作系统的相容性，需要对电子档案进行数据转换或者是升级更新处理，这样才能确保电子档案的永久保存与持续可读。
（3） 电子档案对于系统以及存储设备的依赖性较高。电子档案的处理需要借助于计算机完成，而存储则主要是存储在数据盘等设备上，这就导致电子档案对于系统以及存储介质的依赖性较强。如果存储设备损坏或者是缺少备份，容易造成数据文件的丢失。
2 当前我国高校电子档案管理存在的问题
（1） 高校电子档案的归档管理不完善。归档工作是电子档案管理工作的首要任务，然而我国部分高校档案管理部门，正是在归档工作这一首要环节上出现了问题，导致电子档案管理工作效率不高。首先，对于电子文件档案资料的原稿保护重视不足，对于电子档案资料原稿随意增删的问题较为严重。其次，电子档案归档程序不明确，对于电子档案的收集、整理、筛选以及分类使用没有形成一套系统完整的管理程序。此外，在归档程序管理上，一些档案管理人员没有考虑到档案管理工作的技术性与特殊性，存储设备选择不当，数据格式分类不当，都有可能造成电子档案资料的损坏与丢失。
（2） 电子档案保存管理问题较多。当前高校在电子档案保存管理上同样存在着较多的问题，主要是对于电子档案存储设备的保管缺乏专门的设备，由于一些数据存储设备非常不稳定，很容易造成电子档案资料数据的丢失。此外，一些重要的档案资料缺乏必要的备份，一旦数据丢失或者被篡改，很难恢复，特别是对于一些重要的科研资料，将会造成重大的损失。
（3） 档案管理工作制度缺失。部分高校档案管理部门没有制定完善的档案管理工作制度，一些档案管理工作人员在开展电子档案管理工作中缺乏指导，再加上电子档案管理对于管理人员的业务知识以及计算机的应用能力要求较高，造成了电子档案管理工作的整体水平不高。
3 高校电子档案管理规范化措施
（1） 做好电子档案的归档管理。完善电子档案的归档管理，首先应该明确电子档案的具体归档范围。电子档案的归档内容主要包括以下几方面：高校内部各部门在教学、科研或者是管理活动中所形成的各类电子公文；高校信息网站的重要信息资料；高校教学科研活动、党政管理活动以及学校重大活动中所形成的各种图像或者影音资料；学校内部运行的数据库或者是数据库管理系统的复制件；高校教师科研活动记录或者是学生的毕业设计资料等需要电子版保存的文件。在明确了电子档案的归档范围之后，应该组织高校档案管理部门对电子档案的有效性与完整性进行相应的鉴定审核。对于需要加密的电子文件，则应该提前做好加密处理，同时一并将电子文件的技术加密方法进行归档。在将电子文件归档之后，应该对电子档案的具体内容、电子档案的创建时间、电子档案的存储格式以及电子档案的文件类型做好附带说明。此外，在电子文件归档过程中，应该确保数据文件格式的一致性，对于文本类文档在归档时一般保存为PDF格式的文件，对于图像电子文档则可以以TIFF、PDF或者是JPEG格式进行保存。视频以及多媒体文件则主要保存为MPEG或者是AVI格式，音频文件则主要以MP3与WAV格式进行保存。
（2） 完善电子档案的存储管理。电子档案的存储管理也是电子档案管理工作的关键环节，对于电子档案的存储管理，首先应该严格制定《归档文件整理规则》以及《档案实体分类方案》等技术文件作为档案整理以及分类管理工作的依据。在将电子文档档案资料整理存储之前，必须对存储设备或者是存储数据平台进行病毒检查清理工作，确保存储环境的安全可靠。对于重要的电子文件档案资料，应该一式三份进行备份处理，一份封存备案，另一份提供检索查询使用，第三份则采取异地存储的管理方式。为了确保存储介质的安全，应该采用专门的保护设备对电子文档进行保存管理，通过将存储设备置于防光、防磁、防火以及防潮的专业设备中，确保电子档案资料的安全可靠。对于电子文件档案资料，每年都应该采取机读抽检的方式进行检查，以确保电子档案的安全保存。同时应该间隔4～5年时间对电子档案资料进行转存，以免由于存储设备不稳定造成数据文件的丢失。
（3） 规范电子档案资料的查询使用。对于电子档案资料的检索查询使用，可以通过与高校的校园网络相连接，直接利用这一网络平台实现对于电子档案资料的查询功能，以提高信息检索与查询的效率。对于机密文件，特别是涉及学生信息或者是科研成果的电子档案资料，应该按照相关的保密规定进行管理，所有资料的查询必须经过相应的授权。可以采取设置电子密码或者是授权IP登录访问的方式，按照不同电子档案资料的密级程度，进行限制性的检索使用。
（4） 明确电子档案资料管理工作人员的职责。为了督促档案管理工作人员积极开展电子档案管理工作，应该制定相应的管理制度，落实电子档案管理工作人员的责任。重点要求档案管理工作人员严格按照管理规定对电子档案资料的收集整理、管理系统的维护开发以及档案资料的检索使用进行细致的管理。此外，为了提高电子档案管理工作人员的业务能力水平，应该定期对工作人员进行岗位培训教育，重点针对电子档案管理的业务知识、档案管理系统操作使用等方面进行培训，以提高其档案管理技能。
4 结 语
随着科学技术的不断进步，电子档案在高校档案资料中的比重不断增加，对于确保高校教学科研活动的顺利开展，推动高校管理现代化发挥了重要的作用。由于电子档案资料无论是在档案资料的归集整理还是在建档保存等方面，都与传统的档案资料管理有着明显的不同，这就要求档案资料管理人员必须结合电子档案的特点，完善档案的整理、归集以及存储保管，进而提高高校档案管理的整体水平。
主要参考文献
电子档案管理范文第4篇
关键词：档案管理；电子档案；传统档案；对比；发展趋势
随着人类社会的不断进步和发展，电子计算机的普及对人类社会的各项活动产生了极其深远影响，电子文件档案随之产生。现如今，电子档案的形成与应用已非常普遍，如何正确认识电子档案管理工作与传统档案管理工作的关系及如何进一步加强我省电子档案管理工作水平是一个不断改进、创新的课题。
一、传统档案与管理
档案，是各类单位或个人在社会活动中直接形成的供检查保存的各种形式的历史记录。档案形成的目的有两个方面：其一是有意识的进行档案的收集整理，是按照档案法的要求和档案管理工作的程序在规定的时间内完成的人事档案、会议记录、凭证票据、录影录音、图片、纸质文件等档案材料的收集、整理分类、保管与统计工作；其二，是为了解决、处理现实问题而产生的随机事件的相关档案材料的收集、整理分类、保管与统计工作。档案的存储时间，有长期永久存储和长期（16年———50年）存储、短期（15年以下）存储。
二、电子档案与管理
随着计算机技术的普及，目前在档案界已经不同程度的开展电子档案管理相关工作，是这科学技术发展对档案管理工作的影响趋势所在。从电子档案材料的保管内容来看，与传统档案材料的内容是统一的，是传统档案材料的另一种信息载体。但是，其保管的形式发生了改变，其占空空间小、保管对环境条件的要求低、便于检索和统计是其相对于传统档案材料的优势所在。
三、传统档案与电子档案的关系
随着无纸化办公趋势的发展，电子档案材料在档案管理中应用的比例势必越来越大。但是，传统档案材料还有其历史真实性的特点必然短期内不可能被电子档案完全取代。也就是说，在未来相当长的时间内，将会出现电子档案与传统档案并存的档案管理工作时代，在这个时代内电子档案的应用比例将会越来越多。对于一些非重要的档案材料，完全可以用电子档案来进行管理，无纸化办公，依托于互联网技术和档案管理软件，简化办公程序，方便快捷。对于一些重要的文件，需要长期保管或永久保管，传统档案材料的安全性和长久性就表现出不足，因为传统档案材料随着时间的推移会发生磁性消失、字迹老化、变色、潮湿发霉、虫鼠破坏、火灾水害等问题，一旦档案材料破坏就永久的丧失了档案材料，给档案管理工作带来彻底的破坏。为了增加档案保管的安全性和长久性，可以使用传统档案材料与电子档案材料并存的方式来开展档案管理工作。随着档案管理工作的系统化推进，依靠档案管理推进工作过程进一步科学化的局面将会出现，因此在这样的工作背景下，可能不再是现有传统档案材料，之后使用传统档案材料进行电子档案的备份和复制，未来可能是建立系统的档案管理规范和管理流程，先有电子档案材料的应用构成现实有效后，方有重要文件的纸质化备份。
四、我省电子档案管理的形势与分析
依托于互联网技术和档案管理软件的平台，目前档案管理工作网站已经普及，并初步实现了部分电子档案材料的网络化交接、档案信息公开、档案材料查询、档案管理工作网络预约等功能。通过调研发现，我省档案管理工作网站与先进省份相比，在经费投入、基础建设、发展规模、技术成果应用等方向还存在一定的差距，需要进一步加强档案管理工作网站的科技研发与推广。具体来说，要横向联合各个档案馆，纵向联合具备学术科研能力的高校，围绕电子档案管理工作建设需要的问题，聚合力解决问题。围绕相关软件和网站的功能建设和特色发展，围绕各单位之间的档案建设资源共享，围绕档案管理工作的网络远程交接功能的改进，围绕电子档案的安全防控，围绕电子档案管理工作的标准等问题积极开展科研攻关与技术成果推广。其中，最基础性的工作内容是实现电子档案的“储存”功能以及电子档案的“检索”功能以及电子档案的办公“交接”功能。
结束语：
随着计算机技术的普及发展和无纸化办公的广泛应用，一种新型的档案载体———电子档案，其应用与发展趋势，势不可挡，它的出现打破了传统档案的弊端，是传统档案管理工作的发展和补充。我们要重视电子档案管理工作的意义，明确建设方向与建设重点，不断推进我省电子档案管理工作水平的提升。
参考文献：
电子档案管理范文第5篇
1.1与传统的纸质文档相比，电子商务文档的管理相对复杂，加大了档案管理人员的工作难度
一是由于很多电子档案管理人员的观念落后，思想守旧，接受新事物速度较慢，没有意识到电子商务档案的重要性，还是认为纸质文档才是主要的归档管理对象。二是心存顾虑，担心加重自己的工作负担，从思想上没有主动的去注意电子商务文档的管理。三是目前仍有部门档案管理人员没有熟练掌握计算机操作，不会正常使用计算机，这就影响到电子商务档案的管理，无法解决电子商务档案管理中遇到的问题。
1.2对原始档案属性的影响
档案管理的基本要求就是保证它的原始记录性，主要表现在档案的内容和形式两个方面。正是因为档案具有原始记录性这个基本属性，才使得档案具有法律凭证小勇。但在电子商务活动中形成的档案，不仅档案内容容易被改动，而且其形式也可能发生变化，所以很难正确认定其原始性。主要原因如下：电子商务档案容易被改动，并且不会留下痕迹，这是与纸质档案相区别的地方。随着现代电子信息技术的飞速发展，电子商务档案依存的环境也在不断变化，只有通过调整电子文件才能适应不断变化的环境，这就导致电子档案很难一直保持其原始记录性。电子商务档案可以根据需要，采取不同的方式进行输出。人们可以采用不同的字体、字号输出电子文件，这样也就失去了其最原始和最真实的字迹。目前，电子签章技术尚未完全普及，在电子商务档案文件上签章依然难度较大，所以很难用签章去鉴别电子商务文档的真假。电子商务文档的这些特点，使得我们无法用纸质文档的标准和方法去判断它的原始记录性，必须为其建立新的原始性概念。
1.3对档案学理论的影响
电子商务文档出现，也增加了档案学理论研究的内容。传统档案学的研究对象主要是如何管理纸质文档。电子商务文档的出现，不仅会补充和完善原先的档案学研究内容，也会补充和完善档案管理的原则和方法。原先档案管理的相关理论和管理方式都将会被重新审计，将会出现许多与电子商务档案管理相关的研究课题。比如：如何保证电子商务档案的原始记录性、如何维护电子商务档案的来源原则、如何防止计算机病毒的侵入、如何利用网络信息安全技术保护电子商务档案以及如何对电子商务档案进行归集和整理等，这些都是档案学理论面对的新的课题。
2电子商务档案管理应采取的对策
2.1采取有效手段，保证电子商务档案的原始记录性
目前，保证电子商务档案原始记录性主要的技术手段有：信息加密技术、签章认定技术、信息识别、身份认证、网络防火墙等等。当然，仅仅依靠企业档案管理人员利用这些技术手段是无法保证电子商务档案的原始记录性的，还必须依赖企业信息技术人员的支持和配合。与此同时，还应尽快建立和完善电子商务档案相关的管理制度，并将电子商务档案管理纳入到企业的办公自动化和信息管理系统，确电子商务档案的及时归档和管理。因为在电子商务文件处理、形成、归档、保管以及利用的各个环节，其信息随时都可能会被修改或者丢失，及时采取了先进的计算机网络保护技术和手段，也必须有完善的电子商务档案管理制度配合。实践证明，只有建立并严格执行科学的电子商务档案管理制度，才能从根本上保证企业电子商务档案的原始记录性。。
2.2提高企业的档案管理人员的业务水平和专业素质
电子商务的飞速发展，产生了大量的电子商务文件，这就要求企业的档案管理必须进行变革，以适应电子商务档案管理工作的要求。企业档案管理人员必须努力提高自己的业务水平和专业素质，学习电子商务档案管理知识，熟练掌握计算机日常操作，这样才能满足电子商务档案管理工作的要求。因此，企业的档案管理部门应当通过各种途径，更新企业档案管理人员的知识体系和知识结构，培养现代企业档案管理人才，以适应现代电子信息时代电子商务档案管理发展的趋势。
2.3建立科学、合理的档案管理体制
一个文件是否生效，其主要标志就是是否具有有效的签章。目前，具有法律凭证效用的文件，都是以纸介形式保存的。因此，企业应将重要的电子商务文档备份存档，这其中的原因在于电子文件容易修改，并且不稳定性。因此，将电子商务文档备份是保证其原始记录真实性的一种有效手段。目前，主要采取的方式是在电子文件转化为档案后，归档保存两套内容相同、载体不同的档案，把纸质文档与电子文档同时归档。档案管理人员在实践操作中，可以在纸质档案的卷内目录备注项标明相应的电子商务档案的编码及存放地址，同时在电子商务档案目录的备注项中注明相应的纸质文件的档号及存放地址。
3结束语
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