秘书开会前应做哪些准备工作

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★接到会议通知单后，了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及布置要求。

★落实接站人员及车辆的的安排。

★根据人数和要求，确定会议的台形，也可根据要求摆放。

★根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、烟缸、小毛巾、火柴、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议牌）。

★按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视机、录像机、投影仪等。

★会议开始前半小时，各项准备工作到位（小小毛巾，备好充足开水、调试音响，开启灯、空调<2215℃～24℃，可灵活控制）。

★检查台形是否符合要求，台面要整洁，各种用具干净、齐全，摆放符合标准。

★根据要求，将指示牌放在特定位置。

★开会前十五分钟，在门口等候。

★VIP会议服务于会前30分到岗，精神饱满地在门口迎候。

- 会议中服务

★当客人来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。

★先到达的客人入座以后，提供茶水服务，会议人数到齐后，送上小毛巾。

★通常每半小时左右为客人更换烟缸，添加茶水等，特殊情况可按客人要求服务。

★会议期间服务员站于会议室门口直至会议结束。

★会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。

- 会议结束

★会议结束，服务员应站在门口，微笑着向客人道别，并请会务组人员签单。

★会议结束，仔细地检查一遍会场，看是否有遗忘的东西和文件等，设备设施是否有损坏，做好记录。

★将会议用具、设备整理好，关闭空调、电灯、窗、锁好会议室门。

★如是产品订货会，会议结束服务员协助客人清理会场，保证酒店设备设施 不被损坏。

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