档案安全管理规章制度(精选5篇)
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档案安全管理规章制度范文第1篇
关键词：档案安全；高职院校；多因素分层模糊综合评价方法
中图分类号：G712 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2013）28-021-03
2011年山东省泰安卫生学校升格为泰山护理职业学院，成为一所公办全日制普通高等专科学校，院校学生数量和教职工规模大幅增长，传统的学校档案管理模式在新形势下日益暴露出其内在的弊端，对学校档案安全工作形成巨大的挑战。如何防范与应对新升格高职院校的档案安全出现的新问题、新情况，成为新升格高职院校档案安全工作的重中之重。为此，新升格高职院校应及时建立档案安全风险评估指标体系与评估机制，分析档案部门在安全工作的各个阶段与各个环节中所存在的潜在风险与隐患，及时采取防范与应对措施，这不仅有利于档案安全体系建设的科学、规范、健康发展，而且也能为各项档案基础业务建设提供有力保障。
一、构建档案安全风险评估指标体系
档案安全评估是对档案实体和档案信息资源所面临的威胁及其可能造成的影响的评估。确定档案安全风险评估指标体系是档案安全风险评估的首要任务，也是建立和推行档案安全管理工作的重要依据。本文将从档案安全日常管理、安全基础
设施、安全防护设施、档案信息安全四个方面构建高职院校档案安全风险评估指标体系[1]。
1、档案安全日常管理的健全性
档案安全日常管理主要包括基本规章制度的建立、组织机构的设置、事故处理预案的设置等方面。档案安全基本规章制度是档案安全管理工作的首要任务，其健全性事关档案安全管理的全局。一般健全的档案安全规章制度包括档案安全保密制度、档案库房管理规定、档案评估制度、档案出入库登记交接制度、设备定期检查管理制度、移动存储介质保密管理制度、信息内容范围规定、档案安全事故报告制度、日常安全巡查制度、电子文件（档案）管理制度等。档案安全规章制度的不健全会使档案的接收、整理、移交、保管、利用等各个工作
图1 新升格高职院校档案安全风险评价指标体系
环节存在潜在的安全隐患，健全档案安全规章制度、设置合理的组织结构是及时发现与排除安全隐患的重要途径。因此，将基本规章制度的健全性、组织机构的设置、事故处理预案的可操作性等日常管理指标纳入档案安全风险评估指标体系是非常必要的。
2、档案安全基础设施是否符合标准
档案安全基础设施是档案安全的基本保障，事关档案事业的可持续发展。档案管的建筑设计、防火、防雷、抗震的设计、供电系统与消防系统等都应符合相关的标准与规范要求，档案馆建设应符合《档案馆建筑标准》、《档案馆建筑设计规范》等有关标准要求，处于沿海地区、地震带等特殊地理位置和区域的档案馆的防火抗震设计应按照《建筑物防雷设计规范》、《档案馆建筑设计规范》等要求确定不同的防范等级，防雷设计按照《建筑物防雷设计规范》的要求确定不同等级。《档案馆建设设计规范》对档案室的供电系统与消防系统也进行了明确规定，有可操作性的指标，便于对档案安全基础设施进行有效的安全风险评估。
3、档案安全防护设施的合理性
档案安全防护设施是档案的“安全防护网”，是确保档案安全不可或缺的因素。安全防护设施一般包括视频监控系统的配备、入侵报警系统的配备、出入口控制系统的完善、温湿度与控制质量符合标准、重要场所的安全防护等。安全防护设施不当将对档案直接构成破坏性威胁与损失，因此，安全防护设施是否符合标准要求是评价档案安全的重要指标。
4、档案信息安全是否符合要求
档案信息安全主要是档案信息化建设中计算机与网络系统的安全性，以及档案信息内容的安全，此外还考虑了信
息安全的预警机制是否完善。
根据以上四个方面的内容，本文构建了新升格高职院校档案信息安全风险评价指标体系（图1）。
二、档案安全风险评价
对新升格高职院校档案安全风险的评估采用多因素分层模糊综合评价方法。模糊综合评价方法是一种建立在模糊数学基础上的定量评价方法，它利用模糊集合论概念与最大隶属度原则，对受多种因素制约的对象作出综合评价，这种评价方法适用于受诸多因素影响的档案安全风险评估[2]。本部分基于档案安全风险评价指标体系，以泰山护理职业学院为例，利用模糊综合评价方法对新升格高职院校的档案安全风险进行评价。
1、设立模糊评判矩阵
综合评价矩阵对应的评价因素分别为档案安全日常管理、档案安全基础设施、档案安全防护设施、档案信息安全，按照最大隶属原则，档案安全日常管理所对应的评价等级为较低，档案安全基础设施所对应的评价等级为很低，档案安全防护设施所对应的评价等级为较低，档案信息安全所对应的评价等级为很低。
2、综合评价
根据一级指标权重及综合评价决策矩阵P的值进行模糊变换的合成运算，得出高职院校档案安全风险评价结果为：
P=[0.2068，0.3489，0.2563，0.1291，0.0401，0.0174，0.0014]
由B值可知评语为相当低，很低，较低，较高，高，很高，相当高的可能性分别为0.2068，0.3489，0.2563，0.1291，0.04，0，0174，0.0014，按照最大隶属原则，隶属度最大值为0.3489，对应评语为很低。这表明泰山护理职业学院档案安全风险评价等级属于低级，该系统的整体安全水平较低，与国家对档案安全的要求相差甚远。
三、新升格高职院校档案安全管理工作存在的问题
从对泰山护理职业学院档案安全风险评价结果来看，新升格高职院校的档案安全管理存在诸多的问题，档案安全存在潜在的风险。主要表现在：
1、院校对档案安全管理工作重视程度较低
新升格高职院校受传统管理观念的影响，对档案安全管理的重视程度不够，安全意识淡薄，档案安全管理制度、安全防范设施等仍沿用传统的规章制度，难以适应学生与教师规模扩张对档案安全管理的新要求。同时也使得学校档案安全存在较大的安全隐患。
2、档案管理人员业务素质较低
档案管理人员业务素质较低，档案专业人力缺乏，尤其缺乏具备计算机网络技术的人才，使得档案管理方式与管理手段较为落后，档案信息化建设水平较低。这也导致在网络环境下档案安全潜在风险增加，网络病毒、网络不安全因素对电子档案的潜在威胁增加。
3、档案安全管理资金不足
新升格高职院校对学校档案安全管理工作的不重视，也使得档案安全管理资金不到位，档案安全基础设施较为落后，从而难以有效应对火灾、水灾、震灾、害虫、霉菌、灰尘、紫外线、有毒有害气体等自然因素的影响。
四、高职院校档案安全保障体系建设
1、更新安全理念，强化档案安全保障意识
高职院校应树立档案安全即为学校生命线的理念，将档案安全工作放在学校档案管理工作的首位，完善档案安全管理规章制度，提升管理层次[3]。加强对档案管理人员的安全教育和培训，提高工作人员及全校师生的档案安全意识与技能。落实档案安全责任制，制定相应的奖惩制度，确保各项规章制度的有效运行。
2、提供充分的经费保障
在学校财政许可的限度下，应设置学校档案安全保障建设资金，积极主动通过多种渠道与方法，将档案安全保障体系建设列入院校正常的资金预算中。从而为档案安全基础设施建设、安全防范设施建设、档案信息化建设提供有力的资金保障，消除档案安全隐患与安全漏洞。
3、重视档案专业人才的选拔与培养
学校应尽可能地配备具有档案专业背景的档案业务人员与专业技术人员，提高档案安全保障水平，满足档案安全管理需求。对档案管理人员开展系统培训，并选派优秀人才到高校、政府部门学习，为学校储备一支既有档案管理专业知识，又有现代化网络技术知识的高素质档案管理队伍[4]。
参考文献：
[1] 方 昀，刘守恒.档案馆档案安全风险评估内容分析和评估指标研究[J].档案学研究.2011（6）：74-77.
[2] 陈雪刚，程杰任.多因素分层模糊综合风险评估方法的应用研究[J].计算机工程与应用.2012.48（30）：128-131.
档案安全管理规章制度范文第2篇
[摘 要] 新时期，档案数字化管理及其创新具有重要意义，不仅顺应时展趋势，还能提高档案管理水平，提升档案工作服务质量。为弥补工作中的不足，提升档案管理水平，需要加强宣传工作，完善管理规章制度，重视数据库建设，并构建安全保障体系，提高档案管理人员素质。从而顺利时展趋势，推动档案管理创新发展和服务质量提升。
[关键词] 档案管理；数字化；创新策略；规章制度；档案信息安全
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 093
[中图分类号] F290；G251.5 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）05- 0175- 03
0 引 言
新时期，随着档案管理水平和服务质量的提升，再加上信息技术的应用，创新管理方式，推动档案管理数字化是十分必要的。这样不仅顺应时展趋势，还能有效提升档案管理水平，为人们获取档案信息资源创造便利。但不能忽视的是，目前档案数字化管理工作中仍然存在不足，需要革新思想观念，完善管理规章制度，促进档案管理水平和服务质量提高。
1 新时期档案数字化管理及其创新的意义
在信息技术被应用到档案管理工作之中的背景下，档案管理数字化趋势越来越明显，其重要作用表现在以下几点。
1.1 顺应时展趋势
当前，信息技术、扫描仪等先进设备逐渐被广泛应用到档案管理活动当中，有力的推动档案管理的创新发展，也为档案管理创新发展提供了便利，有利于提升档案管理水平。因此，在这样的背景下，创新管理方式，健全完善管理规章制度，实现档案管理数字化，这是顺应时展趋势的必然要求，对推动档案管理各项活动顺利进行具有重要作用。
1.2 提高档案管理水平
当前，在信息技术和扫描技术得到有效利用的背景下，再加上档案管理人员综合技能的提升，档案管理数字化是一种必然趋势。事实上，实现管理数字化，不仅方便档案信息资源的整理和归档，还能方便查询，可以有效满足使用者的需要，促进档案管理服务质量提升。数字化管理还可以减少档案资料的占地面积，提高档案资料的防火、防水能力，进而促进档案管理水平提高，有效满足人们使用档案信息资源的需要。
1.3 提升档案工作服务质量
在档案管理数字化的趋势下，通过创新管理方式，构建档案信息资源数据库，对档案资料进行数字化处理，然后编号并存储，构建完善的档案信息资料库。当使用者需要使用档案资料时，只需要输入目录和编号就可以快速查询到所需要的档案资料，满足使用者获取并使用档案信息资源的需要。并且这对提升档案信息服务质量，有效满足人们日常生活需要的重要意义是不言而喻的。
2 新时期档案数字化管理及其创新的策略
当前，在档案管理过程中，由于一些管理人员素质偏低，相关制度没有严格落实，制约档案管理水平提升，影响档案管理的创新与发展。为弥补这些不足，顺应档案管理数字化趋势，促进档案管理水平提升，有效满足人们使用档案信息资源的需要，需要从以下几个方面采取创新策略。
2.1 做好宣传工作，重视档案数字化管理
新时期，要充分认识档案管理数字化的重要意义，创新思维，革新管理理念，顺应时展趋势，推动档案管理工作水平提升。并在制度、资金、档案管理人才等方面加大支持力度，健全完善档案管理制度措施，加大相应的资金投入，注重提高档案管理人员的综合素质，进而推动档案管理数字化的各项活动顺利进行。档案管理人员要增强责任感和使命感，顺应时展趋势，把握档案管理数字化的要求，加强自身学习，掌握档案管理专业知识和技能，不断丰富档案管理工作经验，努力适应新形势和新需要，进而推动档案管理工作顺利进行，有效提升档案管理水平。
2.2 健全完善档案数字化管理的规章制度
根据档案管理数字化需要，健全完善管理规章制度，并严格执行和落实，为各项活动顺利开展提供制度保障，推动档案管理规范化和制度化。要明确档案管理人员职责，建立并落实责任制，让他们自觉遵守制度要求，履行好自己的职责。健全完善档案管理制度，加强整理、归档、存储、使用等各环节的管理，从而提高管理工作的规范化水平。建立奖惩激励机制，对管理工作到位，服务质量高的部门和个人实施奖励。从而激发他们的主动性，更好顺应档案管理数字化趋势，努力提升档案管理和服务质量。
2.3 重视数据库建设，提高数字化管理水平
构建档案管理数据库，对档案信息资源进行统一管理。做好档案资料扫描、图像处理、业务管理、目录管理、信息查询、数据分析等工作，充实和完善档案管理信息系统。同时还要采集档案信息资源，构建档案信息数据库。利用扫描仪、数据压缩等技术，将纸质档案转化为电子档案，并保证档案信息资料完整，从而方便数据信息查阅和使用，促进档案管理水平提升。
2.4 构建安全保障体系，确保档案信息安全可靠
加强安全管理，构建安全保障体系也是不可忽视的内容。应该重视档案管理安全保障技术应用，综合采用密钥技术、访问控制技术、加密存储和传输技术等有效措施，提高数据库信息的安全，防止档案信息泄露，避免档案资料丢失，进而有效确保档案信息资料的安全。对于纸质档案，也要及时整理和归档，保证室内环境良好，注重防水、防火和防鼠害等工作，避免档案信息资料丢失。综合采用上述安全保障措施，进而实现对档案信息的有效管理，确保档案资料完整，为人们有效使用档案信息资料创造便利。
2.5 提高档案管理工作人员综合素质
加强档案管理工作队伍建设，注重引进基础扎实，档案管理技能强的工作人员，建立素质高的工作队伍。在此基础上，还要做好管理人员的培训工作，让他们熟练掌握信息技术和档案管理技巧，有效开展各项工作，顺应数字化管理趋势，努力提升档案管理水平。
3 结 语
新时期，随着信息技术在档案管理工作的应用，档案数字化管理趋势越来越明@。在这样的背景下，应该注重现代信息技术应用，创新思想观念，健全完善管理规章制度。从而有效约束和规范档案管理的各项工作，促进档案管理水平和服务质量提升。
主要参考文献
[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].赤峰学院学报：自然科学版， 2014（2）：164-165.
[2]李惠华.高职院校教学档案数字化管理的现状分析及改进措施[J].湖南大众传媒职业技术学院学报，2012（4）：80-82.
[3]季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业与科技论坛，2016（15）：209-210.
档案安全管理规章制度范文第3篇
企业档案部门要更好地迎接新技术革命的挑战，就必须从现在开始尽快认清形势，顺应时展的潮流，采取得力措施，尽快掌握现代化管理的有关知识和技术，加强对企业电子档案的管理，以适应企业档案管理工作发展的要求。在这种形势下，企业电子档案如何管理也就成了企业档案部门面临的新任务、新课题。
一、企业电子档案管理存在的问题
（一）对企业电子档案管理重视不够。
少数企业领导错误地认为企业电子档案管理就是收收管管的事务性工作，和企业安全生产以及发展建设比较来说是微不足道的，也不理解电子档案管理的重要作用和意义。与此同时，一些基层的档案管理人员也存在思维方式和观念陈旧的问题，对企业电子档案管理没有足够的认识，对电子档案管理存在不少误解，有些人习惯上认为纸质文件材料才是档案，而将电子档案拒之门外，或者只作为资料或副本保管。正是由于一些领导的不重视和部分企业的档案管理人员自身就对电子档案管理不够重视，导致企业电子档案会出现归档不及时、遗漏等现象的发生。
（二）企业电子档案管理规章制度不健全。
一些企业电子档案管理规章制度不健全，企业电子档案管理规章制度相对滞后，对企业电子档案管理的要求不够明确，使企业电子档案管理往往无规可蹈、无章可循，不能满足企业电子档案管理的需要。由于缺乏企业电子档案管理规章制度，现有规章制度对电子档案的管理问题没有针对性的规定，一旦电子档案出现受损情况时，往往无法通过相应的法律法规进行有效的界定。有些企业虽然已经建立了一些管理规章制度，但是在实际的执行方面力度不够，效果自然也不够好。
（三）企业电子档案存在一定的安全隐患。
随着全球化、信息化和网络化时代的到来，企业电子档案在发送、接收、保管、归档时面临着病毒的入侵，同时也存在被窃听、泄密、篡改和伪造的可能性。尤其是对于企业档案部门来说，由于电子档案的修改、复制相对容易，并且能够在极短的时间就将原电子档案材料进行变更而不留处理痕迹；另外，互联网病毒也会侵入到企业电子档案管理系统，并在网络中不断扩散，一旦造成到病毒侵犯，电子档案将会出现丢失、打不开、无法正常使用等情况。
（四）企业电子档案管理人员素质有待提高。
很多企业电子档案管理人员都不是档案专业毕业的，缺乏较强的专业知识和技能，对电子档案管理也是相当的陌生，进而在实际工作过程中经常会出现各种各样的问题。从目前来看，许多企业档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，企业电子档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，无法对电子档案进行有效管理，企业档案队伍的素质与企业电子档案管理的发展还不相适应。
二、加强企业电子档案管理的对策
（一）提高对企业电子档案管理的重视程度。
电子档案的出现也就是近些年的事情，对许多人来说还是一件新鲜事物，对这样的新鲜事物只有通过宣传，才能提高人们的认识。尤其是提高档案管理人员，还包括企业的领导及文件工作者、计算机技术人员等的档案意识。通过增强档案意识，使企业从上到下摆脱传统管理理念的束缚，真正认清电子档案管理的重要意义。因此，我们要想将企业电子档案管理做好，就必须说服企业领导及有关人员，让他们能真正地意识到电子档案管理的重要性，进而支持电子档案管理。只有不断地提高企业领导及有关人员对电子档案管理的重视程度，才能使电子档案管理快速、健康地发展。
（二）健全企业电子档案管理的规章制度。
企业电子档案管理仅有理念引导和技术支持是不够的，还需要有完备的管理制度作保障，做到有法可依、有法必依。企业电子档案管理，首先必须遵循国家已有的电子文件标准与规范，还必须制定符合自身实际的电子档案管理规章制度。这些规章制度的制定必须体现技术的前瞻性、包容性和可操作性，立足当前，着眼未来，反映企业档案信息化的应用水平。对于企业来说，必须不断健全现有的电子档案管理相关规章制度，将责任明确到部门和个人，对电子档案在生成到利用进行严格和全过程的管理和控制。要通过完善规章制度，探索企业电子档案管理规范化的道路。
（三）确保企业电子档案的绝对安全。
对电子档案面临的信息安全问题，企业必须给予足够的重视，及时采取有效的措施，不断加强对电子档案的安全管理。首先，可以在系统内部设置专门的访问控制技术，即要求必须输入密码才可进入，此外，还应该构建文件的备份和恢复系统，一旦发生信息的丢失，只需?_启这个系统就能将丢失的信息恢复。对各种网络病毒进行预防，要建立防火墙、入侵检测系统等措施，进而能够在一定程度上避免其受到外来侵犯。在电子档案接收、鉴定、存储、应用等环节，也要提前做好各种准备工作，科学防范人为破坏、病毒侵扰、传递丢失等风险。
（四）强化企业电子档案管理人员的素质。
企业电子档案管理是一项需要多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的工作，要求企业电子档案管理人员不仅具有档案学基础理论知识及专业知识，还必须掌握现代信息技术，熟练运用计算机及现代通信设备来操作网络化管理信息系统。为此企业要以档案专业人才、计算机专业人才为基础，以复合型人才为重点，加强企业电子档案管理人员队伍建设，不断提高他们的专业知识和技能，使他们掌握最新的管理技术，进而能够做好电子档案管理。
档案安全管理规章制度范文第4篇
规章制度是企业管理的根本，是企业内部大法，档案管理也是一样，有一套完整的制度，从组卷、保管、借阅、利用、开发等各个环节都有明确的制度规定。但实际中多数民营企业普遍存在着档案规章制度不健全的状况，少数企业甚至都没有档案工作制度。档案工作也就可能随着档案人员的辞职或工作变动而处于瘫痪状态。即使是已经发展到一定规模的民企，档案管理规章制度的建立也明显落后于其他管理领域。
二、做好民企档案管理工作的措施
（一）增强档案意识，加大档案开发利用
做好档案管理工作，领导重视是关键。民企领导要有战略眼光，抛弃急功近利思想，着眼企业长远发展，做好企业各项基础工作，包括档案工作。对于档案工作者来说，引起领导重视的关键是档案的利用价值和创效功能，空谈重要是无力的。所以民企档案管理人员要在档案开发利用上下功夫，充分发挥档案记载企业历史、承载经验教训、反应企业现状的功能，为企业制定发展规划、市场营销策略、技术改造、财务分析、人力资源开发利用等，提供一手资料和参考数据，变文件库为信息库，变死档案为活信息，使决策者真正看到档案的价值和作用，增强档案意识，提高重视程度。
（二）增加投入，完善档案基础设施和科技硬件建设
档案的价值是潜在的、长远的，主要表现在企业的发展、提高、创新和持续发展上，凡有志于企业长远持续发展、创造一流企业的企业领导人都要增加对档案管理工作的投入，按照国家档案管理基础设施要求，建立规范、功能齐全的档案室，配备先进的电子计算机设备，实现基础设施达标和管理手段现代化。
（三）建章建制，实现档案管理规范化和标准化
建立健全档案管理各项规章制度，用制度规范单位各部门、各系统的行动，使档案管理工作形成一个完整的快速运转的系统。它包括：文书制作、送交、归档一体化制度；归档判定制度；安全保管制度；档案保密制度；档案借阅制度；档案管理人员工作责任制；档案管理检查评比制度等。并配以相应的考核、奖惩办法。真正起到促进工作的作用。按照按照国家档案行业标准《归档文件整理实施细则》要求制定文书档案管理标准，从文件制作、收集、归档判断、装订、分类、编号、边牧、装盒、编制检索工具等各环节制定详细的标准。电子版、数字音像档案要按科学要求，制定相应的保管办法和标准，并严格贯彻执行，以此促进文书档案管理规范化、标准化的实现。
（四）运用科学手段，配备专业人员，实现档案管理的现代化
档案管理现代化就是利用计算机办公系统和网络系统，实现档案管理的电子化和网络化。一是利用计算机网络存储容量大、检索速度快、传送便当、查询快捷的特性，将纸质档案的目录、编号输入计算机；将电子档案、数字音像档案内容输入计算机，建立文书档案数据库。二是利用计算机办公系统，实现各种档案的快速准确查找、调阅。三是利用网络系统实现档案室与各部门的文件传输，做到快速收集、快速借阅。四是利用电子安全、室温、火险监控设备，实现档案室安防自动管理。实现现代化，必须配备现代化的专业人员，招聘档案专业毕业的大学生和电子计算机专业人员从事档案管理工作。
三、结束语
档案安全管理规章制度范文第5篇
关键词：档案；安全管理；问题；对策
一、档案安全管理概述
（一）档案安全管理的内涵
档案安全管理是指是指建立档案的有关单位或者专门的档案馆、档案室对保管的档案实体和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作。当前档案安全管理工作形势出现了新的变化，除了要预防传统纸质档案的损坏风险，还要预防电子档案的安全风险，同时管理方式上应用现代信息化技术在带来便捷高效的基础上，也存在著很大的安全隐患。
（二）档案安全管理的重要性
档案的安全管理不但是档案管理工作中最基础重要的工作，影响着其他工作的开展，同时也关系到相关单位和主体的机密，对其发展也是具有重要影响的，例如国家军事部门的档案安全管理、有关企业的技术秘密档案管理等，安全问题是最基础的也是关系到发展命脉的大事。
二、当前档案管理中存在的安全问题
随着当前档案形式内容的多样化以及管理的多元化，档案安全管理也受到了更多不安全因素的影响，包括档案管理人员主观认识上的问题、客观方面档案管理设备设施的不完善，安全管理制度的不完善等，使得档案在安全管理方面产生了一些较为突出的问题。
（一）对档案安全管理的重视程度不够
无论是在机关、事业单位或者是在企业，档案管理工作虽然一直作为管理工作的组成部分，但是并不受到重视，同时档案管理人员自身也认为档案管理不重视，更不用说档案的安全管理了。有些专门的档案馆在档案管理问题上会比较重视，但是在具体的安全管理上也存在着不足，缺乏安全风险防范意识，也缺乏应对处理能力。由于思想上的不重视，使得档案安全管理具体工作存在着很多落实不到位甚至根本没有进行安全防范的问题。
（二）档案存放场所和设备设施方面存在的安全问题严重
从档案管理对象上来看主要有纸质档案和电子档案两种，在安全管理上所面临的风险也是不同的。首先，在传统纸质档案的安全管理问题上，主要包括档案存放场所存在的安全隐患，场所所处地在地形地势上或高或低；档案存放场所温度湿度也有可能造成档案的损坏，尤其是温湿度变化较大的地区。档案存放场所安保措施的不健全也是档案安全管理的隐患，例如缺少防盗门窗设计、电路老化等问题。其次，电子档案的安全管理面临的潜在威胁严重，包括计算机本身的存储没有进行加密处理、缺少对计算机病毒、黑客攻击的防范措施。
（三）档案安全管理制度不健全
目前在大多数的档案管理部门都有相应的规章制度，但是制度中存在着不完善的问题，从目前档案安全管理制度来看，主要存在两方面的问题，一是现有制度规范框架化严重，缺乏具体明确的岗位职责、安全管理措施责任人不明确，导致工作中缺少分工，出了事没有人负责，相互推脱；二是制度中缺乏监管内容，工作人员在工作中缺乏监督，工作落实中很多疏忽、错误得不到纠正。
（四）档案安全管理人员能力素质有待提高
在机关、事业单位的档案管理人员都是体制内的人员，对档案安全管理工作不够重视，工作中得过且过，防范意识差。档案安全管理人员的素质能力不足体现在日常工作中安全管理工作落实不到位，例如定期的检查工作只进行表面检查，不细致，甚至有的根本不按照检查要求进行定期检查，导致一些档案损坏而不知。
三、加强档案安全管理的对策
对档案进行安全管理要在严格执行的基础上，贯彻预防为主，防治结合的原则，对包括档案实体、电子档案和存档场所进行全面的安全管理。
（一）强化档案安全管理的意识
档案安全管理可以说是档案管理工作的首要要求，因此必须予以高度的重视，强化档案管理部门从领导到具体岗位人员的安全管理意识，这样才能将安全管理的措施贯彻落实到位。这就需要档案管理部门加强档案安全管理的重视并向档案安全管理岗位人员进行宣传，让他们认识到档案安全管理的重要性，树立起安全责任意识，强化岗位职责意识，严格贯彻落实有关档案安全管理的法律法规、本单位的规章制度，树立防范意识，建成档案安全管理的思想堡垒。
（二）加强档案管理部门的安全场所建设与硬件建设
由于当前档案既有纸质形式又有电子形式，因此在档案管理场所的选择上要充分考虑到各种情况。首先，在地势位置上不能过高或者过低，同时还要选择温度、湿度较为适宜的地方，这样有利于保证纸质档案的安全。其次，在档案保管场所还要设立可靠的安全防盗门窗、监控，并定期的进行检查和维护，尤其是电路检查，避免发生火灾造成档案的毁损。
（三）加强档案安全管理的制度规范化
档案安全管理制度是确保档案安全管理的保障，只有完善的规范化的档案安全管理制度才能确保档案安全管理的贯彻落实。在制度完善的过程中，我们要严格的依照国家有关的法律法规，结合本单位的档案安全管理需要制定具有可行性的规章制度，并在制度中明确岗位和职责，实施岗位责任制。
四、结语
档案资源不但能够作为历史资料起到依据性作用，同时档案也是重要的文化资源，但是许多单位的档案管理尤其是安全管理没有被重视，档案安全管理问题突出，从基础设施、设备到制度规范、管理人员能力素质等都存在着一定的欠缺，本文在问题分析的基础上提出了改进的建议。实际上档案管理中不只安全问题，还有许多其他问题需要我们进行系统研究，对此笔者将在今后继续研究。
参考文献：
[1]计晓丽.基于档案安全管理工作的分析[J].科技创新导报，2013（25）：193.
[2]陈敏.电子档案安全管理存在的问题与对策[J].信息安全与管理，2015（24）：124-125.
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