科技档案管理制度(精选5篇)
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科技档案管理制度范文第1篇
【关键词】 企业科技档案 超前管理 制度 建设
伴随着科技档案种类的日益丰富、数量的不断激增，目前，众多企业科技档案部门已愈来愈认识到建立、健全企业科技档案的超前管理制度，为促进规范管理科技档案工作，夯实坚实的基础，已势在必行。
1 “超前管理”理论
“超前管理”理论是一种前端控制手段，是以文件生命周期理论为基础，将以往档案管理的起点，进行前移，针对文件的形成、积累、整理、鉴定、归档等各个活动，而实行全过程的管理与监督控制。它把文件从形成、收集、积累、鉴定、归档，一直到保存或销毁的各个不同的阶段，均看作是一个完整的过程。而在这一过程中，文件的形成应为前端，积累、鉴定、归档、整理和编目等具体管理活动则为中端，永久保存或销毁是后端。而将过去分环节的阶段性管理，调整成为协同管理，从而确保了归档科技文件的真实可靠、完整安全。
“超前管理”的含义即前端控制，是指将档案管理的重点前移至前期工程，即文件管理，包括文件的管理活动、文件的生成背景及其机构的职能。简而言之，就是对整个管理过程中的目标、要求和规则，进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现的，或部分实现的管理功能，均尽量在这一阶段实现。
“超前管理”不仅是档案管理工作的源头，更是对可能成为档案的文件的质量控制。是旨在提高管理效率的一种科学理念，其实质就是对档案的质量控制。目的即要使档案在刚形成时，就处于受控状态，并及时纠偏、纠错，使档案在形成、收集、整理、归档等环节中，实现对档案形成内容和质量的全过程控制。它已被越来越多地应用到档案管理理论中去。
2 企业科技档案超前管理制度
（1）企业科技档案超前管理制度含义：指从制度控制的角度，实行全程标准化、规范化管理，通过明确科技文件资料在形成、积累、整理、归档全过程中的各项要求，从而实现企业科技文件资料的规范管理、有序控制。
（2）建设企业科技档案超前管理制度的意义：它是构建企业科技档案工作制度体系的重要一环，也是整个企业科技档案制度体系的开端。它是一种确保提高企业科技档案质量的利用效益，实现企业科技档案全过程管理的有效手段。不仅有利于优化档案管理流程，而且还有助于提升管理水平与服务质量，以及和工作效率，促进企业开发利用科技档案信息资源。
（3）其建立的核心基础：企业科技档案超前管理制度得以建立的核心基础，应是制定出统一、规范、有效的科技文件管理制度。科技文件是科技档案的来源。科技文件的形成、积累、鉴定、整理、归档等几项的工作，紧密相连，共同组成科技文件工作。科技文件是科技档案的前身，科技档案是科技文件的转化形式，二者之间既有联系又有区别。两者之间的差异，致使科技档案超前管理的各个方面（如内容、人员、制度）必然不同于通常意义上的科技档案管理。因此，企业科技档案部门要熟知科技档案的前身形态--科技文件的形成过程和运动规律，在明确科技文件工作管理职责的基础上，适当地将科技档案工作向前延伸，做好对科技文件形成与积累工作的指导、监督和检查，实施超前管理。科技文件的运转程序并非积累过后就终止了，具有保存价值的科技文件，必须按照科技档案工作的要求，经过整理与归档，最终归属于科技档案部门，它并非简单的物理移位的转移。此两项“档案化”程序工作，虽是以科技部门和人员为主体而承担的业务，但企业科技档案部门也需实施超前管理，承担协助和指导的职责。科技文件的最后一个环节是归档。归档的结束，使得科技文件完成了向科技档案的转化。科技档案部门至此即完成了以检查、监督、协助、指导为主要内容的科技档案超前管理，而后便开始科技档案诸项的管理。对于一些能从源头上进行控制的工作环节，如科技文件的收集、鉴定工作，可以在科技文件管理阶段得以实现。此外，归档范围、保管期限表等要素的确定，也应提前到科技文件管理阶段。
（4）企业科技档案超前管理制度具体内容：主要应涉及三方面：文件流转过程中可能涉及的部门（机构）、相关人员，以及企业科技文件自身流程及相关的制度（即文件形成、积累、鉴定、整理、归档的运动
律）（如表1）。
（5）它与企业科技档案管理制度的衔接问题：企业科技档案超前管理是企业科技档案管理工作的源头，是与企业职能活动同步进行的。就是把科技文件工作与科技档案工作协调起来，对企业各项活动过程中，所产生的大量科技文件资料进行有效管理，是对可能成为档案的文件的质量控制，并形成质量闭环。简而言之：即强调从文件形成伊始，直至其最终成为档案的全过程管理控制，这两个制度内容的相互呼应是制度衔接的关键问题，制度在内容方面的连贯性是否良好，直接决定了其实施的效果。因此，在其制定和执行过程中，不仅要考虑自身的情况，还必须考虑其与企业科技档案管理制度的有效衔接问题，使之成为一个协调的制度体系。文件归档制度与档案管理制度中的收集环节是连接两个阶段工作的接口，处理好这一环节的交接工作，是文件从各部门移交至档案部门的关键一环。此外，超前收集与超前利用，在理论上，它们符合档案管理和文件收集“全程跟踪”的思想，在实践中，把“收集”、“利用”作为服务，其中心内涵均在于“超前”，而完美地结合起来。
（6）实施企业科技档案超前管理制度，应从以下方面入手：（a）提高相关人员的整体业务素质：企业各部门相关人员（即参与文件形成、管理的部门和档案管理部门）是实现制度有效对接的主体。其包括：一是有关的科技、生产人员，二是有关的科技管理人员。他们是科技文件和档案形成和产生，最具有影响力的决定性因素。在很大程度上，均决定着制度能否正常地实施。应加大继续教育力度，采取脱产、业余等多种形式培训，有计划、多层次地安排与之相关的业务，以及科技文件管理等具体科目，提高他们的业务，以及管理科技文件的整体水平。企业科技档案人员必须在提高业务素质的同时，主动了解企业整体情况，抓住工作中的重点和难点，超前指导、及时检查，确保科技档案的完整、准确。（b）从组织机构和人员上落实管理：企业应依据实际情况，建立相应的科技档案管理工作网络，统一领导，分级管理，实现科技档案的全面质量控制。（c）分解制度指标，纳入责任制：将制度的指标层层分解，做到“三纳入”。即要纳入他们的职责范围、纳入科技工作计划管理，纳入科技工作程序，使科技文件的形成、积累、流通、整理、归档等制度化。应依据企业实际，明确他们在科技档案全程管理中的责任与义务，还要实行量化考评，并将考评结果纳入绩效考核体系。（d）选择行之有效的管理方式：要依据专业特性，因地制宜，制定出切实可行，且可操作性强的业务流程，进行合理分工，明确界定在管理的各个节点上，相关人员的业务范围和工作职责。（e）加强标准化和规范化：要按照国家标准来制订，才能有助于制度执行的标准化、规范化。必须遵循企业文件自身的特点、流程、规律，结合本企业实际，应明确科技文件在形成、积累、流通、整理、归档全过程中的各项要求，实行全程标准化、规范化管理，是确保实现超前管理制度的保障。（f）营造齐抓共管的氛围：为充分调动积极性、主动性和创造性，应尽力营造有利于团结协作的轻松、和谐及愉悦的工作氛围，在使岗位责任制明晰化的同时，引导相关人员自觉地形成积极配合，共同奋进的合力。（g）实现企业各部门之间的资源共享：企业应充分发挥内部各部门自身的优势，整合并优化资源配置，促进企业实现信息化的进程。
3 企业执行档案管理制度普遍存在的问题
（1）有章不循，有章难循：某些企业的档案管理制度虽早已建立，却形同虚设，无人重视，故很难发挥出自身应有的作用。（2）程序不完善，执行力欠缺：某些企业制定程序不完善，只以档案室的名义印发，而未纳入企业的整体管理系统，也未列入有关人员的岗位责任制和工作程序，导致制度不能得到保证有效地落实。（3）修订、补充和完善未及时，导致制度滞后：应在实践检验的基础上，不断修改、补充和完善，确保制度更合理、规范，以趋于完善。（4）缺乏检查、监督和控制机制：应建立、健全和完善与制度相匹配的严格检查、监督与考核的制度，并切实落实，以确保各项制度的有效执行。
4 结语
综上所述，在理论研究的基础层面上借鉴，档案超前管理制度现已初有成果，但在企业科技档案超前管理制度建设的具体操作实践，以及研究方面，仍很不乐观，存在着一定的局限性和差异性，还有待于进一步深入开展。在企业科技档案管
理制度建设过程中，建立、健全和完善一套完整、系统，且科学实用的企业科技档案超前管理制度，应是一项重要的系统工程，其任重而道远，迫切地需要坚持不懈的长期努力，才能得以实现。
参考文献：
[1]戴潭棋.浅析现代档案管理中归档电子文件的前端控制[j].2011（1）.
科技档案管理制度范文第2篇
科技档案是设备工程项目管理的基础工作，科技档案的质量好坏和完整程度影响到设备工程项目管理工作。设备监理是依据国家有关法律法规和技术标准，对重要设备的设计、制造、检验、储运、安装和调试等过程的质量、进度和投资等实施监督，设备工程质量是对工程性质、品质和安全的综合表述是，对设备工程质量的评价就是以科技档案为基础，以量化的指标进行综合测评。因此作为项目负责人应当提高科技档案管理意识，从思想上重视科技档案管理工作，注重培养科技档案管理人员的服务意识和调动他们的工作热情，同时作为科技档案管理人员需要转变思想，增强科技档案管理意识和服务意识，把科技档案工作作为一项重要的工作来做，摒弃科技档案工作可有可无，可做可不做的思想意识，要注重加强档案专业知识的学习，努力掌握科学管理的原则和方法，提高科技档案质量，要积极探索科技档案管理模式，确保科技档案工作更科学、更实用，为设备工程项目管理提供有利资源保证。
2建立健全有效的设备监理科技档案管理制度，规范科技档案工作
设备工程项目管理科技档案是一个动态的过程，这一过程的目的和结果都是需要建立真实、完整、系统的工程档案，因而需要从积累、形成、鉴定到整理、归档、利用，所有环节都需要有符合设备工程项目管理实际情况的科技档案管理制度和设备监理工作程序，实现动态管理和绩效考评，才能客观反映设备工程项目管理的完整面貌，为设备工程建设项目服务。为此建立档案需要遵循以下要求：①科技档案管理制度要体现合理性、有效性。建立的设备监理科技档案管理制度和程序需要考虑设备工程建设项目的特点和科技档案管理的实际情况，以适应实际工作需要。②科技档案管理制度要体现实用性、科学性。依据GB／T26429－2010《设备工程监理规范》，建立的设备监理科技档案管理制度和程序应当具有实用性和可操作性，以便于更好地发挥制度的指导性和规范性。③科技档案管理制度要具有权威性。建立的设备监理科技档案管理制度既需要有效执行就要监督落实，因此制度在执行的过程中要做到有功奖赏，有过惩罚，充分体现制度的权威性。
3加强设备监理科技档案管理人员的业务知识培训，提高综合素质
做好设备监理科技档案，加强业务学习，提高自身文化素质和业务素质是保证科技档案管理工作的需要。科技档案管理人员的综合素质和管理水平决定着设备监理科技档案管理质量的好坏，因此需要加强设备监理科技档案管理人员的业务知识培训，提高综合素质。为此需要从以下几方面入手：①按期参加内蒙古档案局和呼和浩特档案局组织的档案系列专业知识继续教育培训和岗位培训工作，提高理论知识和水平，不断加强对科技档案管理工作的认识程度，完善科技档案管理人员的知识结构，培养较强的档案技术能力，同时重视信息技术和网络知识的教育培训工作，以适应设备监理科技档案管理工作的需要。②注重加强科技档案管理人员和档案管理单位之间的业务交流。同时参加设备监理单位之间的业务交流，通过交流，相互学习，相互切磋，取长补短，吸收更好的经验应用于自己的科技档案管理工作当中。③注重加强个人素质教育和自身修养的培养，科技档案工作枯燥繁琐，不容易被支持和理解。对于科技档案管理人员来讲，就需要注重个人素质教育和自身修养的培养，要耐得住寂寞和失落，任劳任怨，默默奉献，以饱满的工作热情做好科技档案的管理工作。同时为科技档案利用者提供方便，不断提高科技档案利用率，为科技档案管理工作开创局面。④注重加强质量管理知识的培训和学习。设备监理科技档案是设备工程项目质量管理中的重要环节，完善的设备监理科技档案可以为公司质量体系认证提供原始凭证和法律依据，也是公司通过质量体系审核的前提条件和必要的保证。为此作为科技档案管理人员需要加强质量管理知识的培训和学习。
4加强设备监理科技档案基础设施建设，提高档案的利用价值
科技档案的利用是实现科技档案的价值重要途径，也是科技档案发展的力量源泉。丰富的，高质量的设备监理科技档案是档案管理的基础和前提，科技档案资料匮乏、不专业、不系统、不准确、不完整，就难以保证设备监理科技档案的有效利用。如果科技档案放在档案柜里不使用，也会失去科技档案的价值。保管是一种手段，利用才是目的。如何提高档案管理的利用价值呢。必须加强科技档案的基础设施建设工作。①科技档案管理人员要转变思路，不断创新，深入设备工程项目现场，根据实际需要和设备监理工程项目程序和工作规范到项目和制造厂家对各监理项目和监理人员进行指导，了解工程进度，帮助项目部和监理人员做好基础资料的形成、整理、归档工作，确保设备监理科技档案完整、准确、系统地归档保存。②科技档案管理人员要做好科技档案的基础性工作。丰富的、高质量的科技档案材料是科技档案利用的前提和条件，科技档案材料如果缺乏、不系统、不规范、不准确、不完整、不专业是很难做到合理和有效利用。作为科技档案管理人员应当了解设备工程技术资料和设备监理工作内容、范围，按照科技档案管理专业方法，开展科技档案的收集、整理、归档、立卷、鉴定和保管工作，确保科技档案基础性工作，以提高科技档案的有效利用价值。③加强基础设施建设，建立适宜的科技档案存储空间，配备相应设备设施以顺利开展各项职能工作，建立健全方便快捷高效提供利用科技档案平台等。设备监理单位要根据档案数量和档案内容重要程度，完善科技档案设备设施，争取能够确保有效管理各种载体的科技档案，进而确保科技档案资源体系的建设，促进档案规范化管理工作不断深入开展，与时俱进。④加强科技档案信息化管理，实现科技档案信息资源共享。要想对科技档案实现信息化管理，需要用现代化的管理手段，对科技档案进行信息存储、检索、利用公司网络平台实现科技档案信息网络化管理，从而实现科技档案资源共享。⑤加强科技档案的宣传工作，提高科技档案意识。利用公司的网站、局域网、微信群等现代化办公条件，从档案基础知识、馆藏资源、档案查阅利用等几个方面开展档案宣传工作，从而体现科技档案开发利用所产生的作用和为公司各方面带来有益的帮助。
5结束语
科技档案管理制度范文第3篇
一、经济科技档案科学管理的主要标志
（一）收集要完整、准确
一切单位保管的经济科技档案，能反映出本单位技术活动的基本历史面貌，经济科技档案完整、准确就能保证本单位生产、建设和科研等技术活动的正常运行。为保证经济科技档案的完整、准确，必须从经济科技文件材料的形成和积累做起，把需要归档的收集齐全，核对准确，达到完整归档。
（二）整理要科学、系统
经济科技档案整理的科学、系统就是指经济科技档案的分类系统化，符合档案学的基本原理，符合学科的分类规律，保持经济科技档案的内在联系，反映本单位工作特点，使经济科技档案便于管理，便于利用。
（三）保管要安全、条理
保管安全是指通过科学的管理，必要的设施，做好防火、防盗，避免人为的破坏因素。同时采用档案科学保护技术，防止自然破坏，最大限度地延长档案的“寿命”。重点保护价值大的重要经济科技档案，建立健全档案保管制度，把安全责任制落实到个人。条理是指经济科技档案保管存放有科学规律，便于调卷、回卷、检查、核对，并要保持档案、档案库房、档案设备的整洁、美观，以及保持二个优美的环境和良好的秩序。
（四）统计要简便、准确
对档案数量的统计（归档数、移出数、销毁数、实存数等）和保管期、密级的统计应简便、迅速，对档案利用情况的统计（利用效果、查阅量、采用率、借用人次等）应全面、及时，并根据不同利用者的要求，提供准确的数据，并对统计的数字与成果进行分析研究，从中找出规律，不断改进和提高统计工作的质量。为保证统计精确性，需建立统计制度，编制必要的、切实可行的检索工具，包括登记簿、统计簿、登记表、记录簿和利用效果登记簿等。
（五）鉴定要制度化、标准化
制度化就是要配备专人，定期进行档案的鉴定工作，对失效档案文件必须严格履行销毁审批制度；标准化就是必须根据国家制定的经济科技档案管理标准，鉴别经济科技档案的保存价值，把有效档案和无效档案分开。
（六）服务要迅速、有效
利用者查阅经济科技档案时，无论从什么角度查找（按项目、专业、阶段等），都能迅速而准确地查到其所需的经济科技档案。
（七）设备要先进、配置合理
“广、快、精、准”是信息化社会人们对经济科技档案信息需求的特点，为了满足这一要求，在很大程度上还必须借助于先进的技术设备和手段，即运用计算机技术、远程通信技术和网络技术实现经济科技档案的现代化管理，实现档案信息保存无纸化、档案信息传递网络化和档案检索的自动化。
二、经济科技档案科学管理的主要措施
（一）必须有一支过硬的科技档案干部队伍，这是实现经济科技档案科学管理的主导因素
科学管理十分强调人的作用，所以，经济科技档案的科学管理，必须有一定数量懂科学技术的科技人才，必须努力学习和研究档案管理知识，以档案学理论为指导，结合本单位工作性质和专业特点，不断总结经验，提高自身的素质和档案专业技术水平。要培养经济科技档案专业队伍的应变能力，以适应错综复杂的市场经济发展环境对经济科技档案工作的影响。另外，还要创造条件提高经济科技档案工作人员的待遇和地位，调动他们的积极性和主动性，保证经济科技档案干部队伍充满活力，从而最大限度地发挥科技档案的经济效益和社会效益。
（二）建立健全经济科技档案工作的各项规章制度，是实现经济科技档案科学管理的重要保证
“没有规矩，不成方圆”，只有健全的规章制度，才能使经济科技档案工作有章可循，才能保障经济科技档案的管理工作按照统一的规范协调一致的发展。建立健全一套合理的经济科技档案工作规章制度，是一项原则性、科学性、系统性较强的工作，它也是经济科技档案科学管理工作中一项重要的基础性工作。其内容应包括收集、整理、保管、统计、鉴定、利用等，其中收集、整理和利用应视为是经济科技档案管理制度的重点。在执行制度过程中，还应注意积累经验，以便修改、完善，保证科技档案工作朝着良性的方向发展。
科技档案管理制度范文第4篇
[关键词]水利科技；档案；现代化管理
水利科技档案的形成和各种水利建设活动息息相关，对保存相关的水利资料和科学技术有着非常重要的现实意义。随着现代社会的不断发展，人们对水利档科技案的管理要求越来越高，利用先进的科学技术和管理理念加强对水利科技档案的管理水平，实现水利科技档案的现代化管理是我们不断努力的目标。本篇文章主要对水利科技档案在管理上存在的不足之处进行具体的分析，就如何提高水利科技档案的管理水平，逐渐实现现代化管理给出相关的建议。
一、水利科技档案的主要性质
水利科技档案有着独特的性质，主要体现在一下几个方面：（1）水利科技档案种类上的独立性。由于水利科研工作在工作的整个过程都具有独立性，研究成果知识在那一段时间有效，具有历史意义的档案，所以水里科技档案的种类具有独立性。（2）水利科技档案的规律性。水利科技档案能够反映出当时水利研究项目的发展规律，总结水利科研项目的特点，为以后的水利科研活动提供参考资料。（3）具有很强的实用性。水利科技档案不仅能够记录过去水利科研的整个过程，还能够为以后水利技术的发展提供保证。水利科技档案记载了水利科研的研究成果，是实践不断上升为理论的过程，人们可以在水利科技档案原有理论基础之上不断创新，再通过实践研究不断开发新的技术，促进现代水利科技不断发展。（4）水利科技档案的内容具有复杂性。随着社会经济的不断发展，水利科技涉及到的学科越来越多，遇到的问题也是多种多样，具体全面的记录水利科技的发展过程和相关的重要技术，使得水利科技档案的内容十分复杂。
二、水利科技档案在管理上存在的不足
1、没有完善的管理制度
现在许多的水利科技档案馆都没有比较完善的管理制度，即使一些水利科技档案馆有相关的管理制度，但是管理水平不高，不能够真正实现水利科技档案馆的现代化管理。水利科技档案管理不足，会导致一些档案由于不能及时存档而丢失，对水利科技的研究造成很大的影响。同时档案馆的管理人员责任意识不高，工作没有积极性，导致水利科技档案的管理质量和效率都很低。水利科技档案馆缺乏对水利科技相关信息的保密制度，导致信息外流，水利科技档案的安全性降低[2]。
2、水利科技档案的管理水平低
现代许多的水利单位还是采用过去传统的人工管理方法，没有结合先进的科学技术来加强对水利科技的管理，水利科技档案的目录建立的不完善，要查找相关的水利科技资料会花费很大的时间，这些都不利于水利科技档案的管理。
3、收集的水利科技档案材料不全面
由于水利单位在管理上的不足，在整理水利科技档案的相关材料时不负责任，没有把水利项目的整个相关资料记录下来，导致水利档案的资料不全，并且缺失了很多关键性的技术，从而降低了水利科技档案的价值。水利科技档案馆的相关资料大多数都不是原始资料，很多都是复件，降低了水利科技档案馆材料的真实性。
三、水利科技档案现代化管理的相关策略
1、建立完善的水利科技档案管理制度
完善的管理制度能够提高水利科技档案的管理水平，有利于实现水利科技档案的现代化管理。完善水利科技档案的管理制度主要加强以下几个方面建设：（1）建立宣传机制，增加对水利科技档案管理的认识。政府要通过新闻、广播等方式加强水利单位对水利科技档案管理重要性的认识。水利单位在内部建立水利科技档案管理的宣传机制，主要通过开展座谈会、交流会以及开展一些关于水利科技档案管理的活动，来增加水利工作者对水利科技档案管理的认识。（2）建立档案管理责任制度。水利科技档案馆要提高管理人员的责任意识，这样才能够提高工作效率和工作质量。档案馆的责任制度指的是主管者负总的责任，各级管理者对自己所做的工作负直接的责任。（3）要建立完善的保密管理制度。水利科技档案中的许多技术对科研人员都有独立的专利性，加强对水利科技档案的保密性是对科研人员知识产权的保护。水利科技档案馆要建立严格档案使用程序，以防止关键技术的流失。
2、加强对水利科技档案的鉴定和管理工作
只有真实准确的科技档案才能够进行归档，这样才能够给人们提供准确的资料。水利科技档案馆在科技档案归档之前要做好科技档案的鉴定工作，有价值的科技档案进行存档，没有价值的科技档案就舍去。有些科技材料具有有效性，根据科技材料的有效性来决定资料需要存档的时间，对于已经超过了保管期的水利科技档案，不可以直接丢弃，需要经过专业鉴定人员的鉴定，确保材料无效后才可以丢弃，如果有些部分还存在保存价值，则只需要保存具有价值的那部分就可以。关于需要保密的科技档案，要经过严格的审查之后，根据相关要求严格划分保密级别，便于水利科技档案管理人员的管理。
3、利用先进的现代化管理技术
在水利科技的现代化管理中要充分的利用国际上先进的科学技术，改变过去传统的管理方法。过去传统的资料管理都是纸质管理，这种管理已经不符合当今时代的发展要求，为此在进行水利科技档案管理时，要利用计算机设备。将相关的科技资料扫描到计算机上，将纸质版转换成电子版，在收集水利科技的相关资料时，可以录像制成视频，在计算机里存储也十分方便。利用先进的软件技术也可以加强对水利科技的保密工作，人们在进行查阅相关资料时，可以非常方便的利用计算机技术找到自己想要的资料。同时还要充分利用网络信息技术，能够利用信息网络及时的收集科技资料，可以提高水利科技资料的收集效率，并且及时的更新水利科技档案馆的数据库。
结束语
实现水利科技档案的现代化管理，对促进水利科研工作的不断进步有非常重要的意义。水利科技档案真实的记录了水利科研工作的先进思想和关键技术，管理好水利科技档案，方便人们对水利科技的查阅和使用，节省大量的人力、财力。
参考文献
科技档案管理制度范文第5篇
1农业科学技术档案的安全管理现状
近年来，一方面，由于强烈地震、泥石流等自然灾害和突发事件的发生，可能使农业科学技术档案遭受损毁；另一方面，由于管理机制、管理制度的不健全，也存在安全隐患。另外，一些别有用心的人，企图用非法手段窃取重要的农业科学技术档案信息也将造成隐患。这不仅使农业科学技术档案信息资源出现缺失，而且对本单位科研工作的创新也将造成严重影响。
1.1管理机制上的疏忽
农业科学技术档案的规范管理不仅是档案部门的工作，更是农业科研单位行政管理和科研管理工作的重要组成部分。但是，有的农业科研单位在制定中、长期规划纲要、农业科研工作计划和目标任务时，对农业科研档案的安全管理工作并没有列入其中。比如，在制定“十二五规划”时，对农业科学技术档案资源建设、安全管理工作不列入其中；在年度计划、总结中对农业科学技术档案工作不重视，对广大农业科技工作者对档案资源的利用需求不做统计；对“农业科研工作和农业科研资料建档工作实行‘四同步’”的政策规定不能全面贯彻落实等。鉴于管理机制上的不重视，造成农业科学技术档案管理不规范，制度不健全，档案人员责任不清、业务不精、意识不强等不良现象，将造成农业科学技术档案的严重缺失。
1.2管理制度不健全
目前，有的农业科研单位对农业科学技术档案在形成、收集、鉴定、整理、移交、保管、借阅、利用、销毁以及向综合档案馆移交等环节中，制度建立不够健全完善；对负责资料收集、档案管理的不同岗位上的相关人员的责任、素质、技能、培训等没有具体明确的职责规范。另外，对于电子档案，在其形成积累、整理归档、移交、保管利用等各个环节也没有健全完善的管理制度。将会存在着电子载体遭破坏、信息被篡改、材料丢失和破损的可能性。因此，依法建立科学规范，健全完善的管理制度，确保农业科研档案的原始性、真实性和系统完整性是农业科学技术档案资源建设、安全管理和有效利用的法制保障，应当引起各农业科研单位的足够重视。
1.3库房及设施设备中存在的问题
农业科学技术档案的存放库房是其安全最重要的保证。但是，由于受经济所限，各级农业科研单位对档案库房建设的投入不足，很多档案库房设在本单位办公楼区域内，一般都建于20世纪80年代末90年代初，有的多年没有进行维修，雨季室内漏雨，库房湿度过高，水暖管道锈蚀,电路老化，存在水灾、火灾隐患；大多没有安装安全监控系统、自动报警系统、自动灭火系统等设备；有的在基本建设中，不能根据农业科学技术档案的年扩增量，对档案库房的建设面积做详细的预算，盲目的留置一些闲置的小房间用于存放档案，库存面积小，导致现在《纸质档案数字化技术规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》赋予的档案安全保障措施等业务工作无法正常开展。另外，在购置存放实体档案的存储柜、密集架时为了方便查阅，整齐美观，不考虑在自然灾害、突发事件发生时，便于搬运，给抢救工作创造便利条件等因素。上述现象将造成农业科学技术档案的安全隐患。
面对复杂的农业科学技术档案安全隐患，尽快建立安全保障体系，最大限度地保障农业科学技术档案的安全管理和有效利用刻不容缓。
2农业科学技术档案安全保障体系的构建设想
一个相对完善的农业科学技术档案安全保障体系，一般应当包含安全人员保障体系、安全管理法规体系、设施设备安全保管体系以及电子档案安全管理体系等。
2.1农业科学技术档案安全保障人员体系
安全人员保障，是在国家档案行政管理部门的法规要求和专业指导下，通过农业科研单位内部的岗位设置、人员分工、部门配合、制度约束等管理机制的建立，为农业科学技术档案的安全管理提供组织上的保障。具体包括决策、管理、执行方面。决策工作由农业科研单位相关部门组成农业科学技术档案安全管理工作领导小组等机制，制定安全保障体系的总体规划、实施目标、重点工作任务、档案灾害预警机制及演练方案等。做好各阶段前期工作的统筹安排及全过程技术实施方案等，以科学的态度，作出科学的决策。
管理工作由档案部门负责，依法处理农业科学技术档案安全管理的日常工作，协调各方面实施执行。并提出制定、修改具体业务工作中的安全策略、操作规范、实施细则等意见，记录和处理农业科学技术活动中形成的文件材料在收集、整理、立卷归档、保管利用等过程中出现的安全问题。
执行者则是具体负责特定档案事务的设在各个岗位上的工作人员。要选择有强烈的事业心和高度的责任感，具有良好的服务意识和安全意识的专业人员，还要为他们创造业务学习和培训的机会，不断更新知识，以便更好地适应档案工作的要求。除档案工作人员外，收发人员、安全保卫人员等也是安全体系中的执行者，要对他们进行定期或不定期的培训，明确责任，增强意识，做到警钟长鸣，尽量减少人为因素给农业科研档案带来的安全风险和隐患。
2.2农业科学技术档案安全保障法规体系
威胁农业科学技术档案安全的因素来自各个层面和各个环节，因此需要构建全面的法规制度体系。即由国家的法律、行政法规、地方性法规和规章制度所构成的相互联系、相互融合的统一体，来保障农业科学技术档案的绝对安全。
2.2.1农业科学技术档案安全管理的法律
涉及农业科学技术档案安全管理方面的法律主要有《中华人民共和国档案法》以及刑法、民法等基本法律及其他专门法律中涉及到档案的内容或条款等。认真学习和深刻领会档案法律，对于保证农业科学技术档案的真实性、完整性、系统性和开发利用具有重要的意义,是我们构建农业科学技术档案安全管理体系并赖以实施的依据和准绳。
2.2.2农业科学技术档案安全管理的行政法规、标准、地方性档案法规
可以遵循的行政法规主要有《中华人民共和国档案法实施办法》、《机关档案工作条例》、《科学技术档案工作条例》等。可遵循的国家标准有《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《电子文件归档与管理规范》等；行业标准有《科学技术研究课题档案管理规范》、《归档文件整理规则》、《纸质档案数字化技术规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》等。地方性法规有《甘肃省档案管理条例》等。行政法规、标准、地方性档案法规规定了对各种档案各主要管理环节的操作要求及质量标准，既是建立标准化、规范化档案管理工作的依据，又是进行档案日常管理工作的操作指南，我们应当认真学习，熟练地掌握和运用。
2.2.3农业科学技术档案安全管理的规章制度
除了要执行国家有关档案法律法规外，还应针对自身的特点和实际需要制定本单位的规章制度。包括档案工作制度、管理规范、部门工作职责以及电子档案管理规范等。工作制度是依据法律法规，结合本单位实际，对农业科学技术档案的管理体制、管理分工、保密、档案利用原则等所做的规定，要求本单位所有部门和工作人员都要执行。管理规范包括对归档范围、分类方案、保管期限、鉴定标准、整理、移交、保管、借阅利用、鉴定销毁、业绩考核等环节所做的规定。部门工作职责包括档案室、档案工作人员、库房管理人员、保卫人员等工作职责。电子档案管理制度包括计算机使用、密码管理、电子档案异质备份、业务系统操作制度等内部规范。建立健全农业科学技术档案规章制度，是进行科学化、规范化管理的有效措施，也是确保其安全的有效手段。
2.2.4落实各项规章制度
有了科学完善的农业科学技术档案安全管理的法规制度，关键在于落实，要加强对农业科学技术档案资源监测，严格其管理和利用活动，依法管理，按章办事，科学有效地实现档案的管理与保护。依法对破坏、危害农业科学技术档案的安全行为进行查处，追究责任，维护档案法规的严肃性。
2.3设施设备安全保管体系
确保库房的安全无疑是整个系统安全的前提。包括库房建设、设施设备配备、日常管理等方面。在库房建设方面。对于计划重新修建的库房，严格按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求，建设满足未来30～70年需求的坚固、安全的现代化档案库房[1]。对于现有的库房，要进行安全风险评估，增强防患意识。同时，要开辟足够的库房存储面积，配备监控自动报警、自动灭火、温湿度控制、门禁系统等先进设施，实现档案安全管理的自动化和可控性。库房除了传统意义上的日常存放实体档案外，还必须放眼长远，考虑到兼顾存放备份磁盘、光盘等离线电子档案，在做到“八防”要求外，应增加针对电子档案特性的电磁屏蔽等安全防范措施。小规模离线电子档案存储库房，可考虑使用恒温恒湿防磁柜用以存放电子介质[2]
。
另外，在配备存储档案密集架和防磁柜时，应当考虑在应急搬运时的安全便捷因素。做好设施设备安全保管体系建设，为农业科学技术档案的安全保障打造第一道防线。
2.4电子档案安全保障体系
目前，许多农业科研单位对于电子档案的管理，认识不足。一方面，由于开展此项工作资金投入大，要配备完善的支持电子档案运行的设施设备；另一方面，电子档案安全管理保障技术尚未普及，现有的农业科研档案管理人员也不能保证具有与其岗位职责相适应的技术能力和管理能力。在现有条件下，我们可以从以下几方面尝试。
2.4.1开展电子档案的组织保障
随着信息化和办公无纸化的飞速发展，农业科研项目的研究工作、鉴定验收、成果转化等系列流程都离不开电子设备，因此，从组织机制入手，进行电子档案的规划建设，是立足长远的发展之路。
多渠道筹措资金，配备完善的存储电子档案的最佳磁、光载体等先进的设施设备，建立归档数据安全监控系统，确保存储的电子档案长期安全可读，有效利用。确立将纸质和电子两种版本并存和异质异地备份策略管理的目标，是加强农业科学技术档案安全保障的有效举措。
2.4.2开展电子档案的技术策略
实施电子档案策略，一方面，应以现存农业科学技术档案纸质载体为基础，选择利用纸质档案数字化技术，扫描纸质档案产生数字图像，存储于安全性能好的磁、光介质上，供快速有效利用。再利用COM（计算机输出缩微品）技术，将数字图像输出到缩微胶片上，制作成农业科研档案缩微品，进行长期安全保存[3]。另一方面，制定纸质档案与电子档案“双轨制”归档管理实施方案。在文件生成、运转过程中二者共存，即两种版本档案同步随农业科研工作流程运转，使纸质和电子两种版本双套归档[4]。这不但有利于开展农业科学技术档案异质异地备份策略，而且将增加农业科学技术档案安全保障和有效利用力度。
2.4.3电子档案的人才队伍建设
电子档案安全管理工作是一项科技含量很高的知识创新工作，需要高素质的，具有计算机、自动化和网络方面基础知识以及在数字资源开发、组织和提供利用方面有丰富经验的专业技术人员和管理人员。为此，应当通过引进和培养的渠道，建设高素质的人才队伍，有效管理电子档案。
2.4.4电子档案安全操作中应注意的主要问题
为确保电子档案扩散范围的精准控制，需要采用规范的存储方法，选择良好的载体和创造安全的保护环境。在接受电子档案存储时，要对文字、图像、视频、音频处理技术形成的农业科学技术文件材料，转化为通用格式，并要注明格式、文字处理工具，必要时保存文字处理工具软件。对电子档案的可读性、真实性以及传输安全方面，应参考国内外先进的研究成果加强管理。还要采取严密的防尘措施，用先进的除尘设备，减少灰尘对电子载体的损害等。在电子档案的开发利用中，应该严密控制外泄和破坏，选择具有安全保密功能的运行软件，进行安全操作，必要时应该与责任者签订安全使用协议书，确定调阅档案人员范围和档案利用手续，以确保其安全。
3结论
农业科学技术档案安全保障体系的构建是一项系统工程，需要组织保障、技术保障、人员、经费、存储保障等多方面的协调工作。也是一项复杂而严谨的工作，需要科学研究先行，做好前期技术储备及全过程技术保障。
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